Construire l’organigramme des tâches

La construction de l’organigramme des tâches (OT, ou Work Breakdown Structure – WBS – en anglais) est cruciale dans un projet puisqu’il nous dit quoi faire.

La définition

L’organigramme des tâches est une décomposition arborescente hiérarchique non-séquencée du projet.

L’OT nous dit donc quoi faire sur le projet.

OT = 100% du projet

L’OT doit présenter l’intégralité du projet, ni plus, ni moins, selon une règle simple:

• Ce qui est dans l’OT fait partie du projet;
• Ce qui n’est pas dans l’OT n’est pas dans le projet.

Un travail d’équipe

La construction de l’Organigramme des tâches est assez simple à réaliser, si vous respectez quelques règles de base.

Tout d’abord, l’OT résulte d’un travail d’équipe: vous ne devez pas faire ce travail seul.

Plusieurs approches

Ensuite, si vous disposez de plusieurs approches pour réaliser la décomposition et qu’il est préférable de les mixer, je vous suggère de n’utiliser qu’une approche par niveau de l’OT dans une branche donnée.

Ces différentes approches sont:

1. Séquentielle: chaque élément reprendra une phase ou séquence du projet. Par exemple les phases de Conception, Réalisation, Tests.
2. Par système: en reprenant les différents systèmes composant le résultat du projet. Par exemple, dans le cadre de la création d’un voiture: le système de direction, le système de traction, …
3. Par zone: chaque élément sera identifié en fonction de la zone géographique où le travail sera réalisé. Cela est généralement utilisé dans les projets de construction (bâtiment 1, étage 7,…) mais aussi dans les projets multi-sites les activités peuvent alors être découpées en fonction de la contribution de chacun des sites.
4. Par organisation: cette approche vous amène à répartir le travail en fonction es différentes entités ou départements impliqués dans le projet. Par exemple: département qualité, département marketing, département technique,…
5. Par contrat: si vous achetez des prestations et produits, vous pouvez décomposer en fonction des différents lots que vous allez acheter, et donc en contrats.
6. Par discipline, ou métier: vous décomposez ici selon les différentes compétences nécessaires pour réaliser le projet. Exemple: ingénierie électrique, ingénierie mécanique, marketing, commerciale, software, …
7. Par entité légale: cette décomposition reprend l’organisation légale de l’entreprise et décompose le projet selon les différentes entités légales impliquées.

Quand s’arrêter dans la décomposition ?

La question que vous vous posez est alors de savoir quand arrêter de décomposer. Une règle simple est d’arrêter la décomposition dès que:

• Votre tâche peut être affectée à un responsable;
• Vous pouvez lister clairement les livrables;
• Vous pouvez estimer les ressources (financières, matérielles) et les compétences nécessaires à sa réalisation;
• Vous ne savez pas encore comment décomposer: vous pourrez détailler plus tard, quand vous aurez avancé dans la réalisation de votre projet et que vous le connaîtrez mieux.

Quel outil choisir

Enfin, utilisez le « bon » outil. Qu’est-ce qu’un bon outil pour construire un OT ?

Personnellement, j’aime les outils de MindMapping qui permettent de travailler à plusieurs en projetant au vidéo-projecteur le travail en cours (ou en partageant un écran), et qui met à jour automatiquement les liens lorsque vous déplacez une activités.

Vous pouvez également utiliser le bon vieux duo « papier-crayon« , ainsi que des Post-it.

Pour les OT relativement simple ou court, le SmartArt de PowerPoint fonctionne très bien.

Quant aux outils dits de planification (MSProject, Primavera,….), je les déconseille car vous aurez une tendance naturelle à déjà vouloir organiser votre planning et l’outil vous incite à ne penser qu’en séquentiel alors que ce n’est pas toujours le meilleur choix.

Evidemment, Excel n’est pas non plus un bon choix.

Maintenant que vous avez votre OT, vous pouvez ajouter d’autres informations (couleurs, livrables des tâches,…) et l’utiliser pour mesurer l’avancement de votre projet.

Besoin de plus détails ? N’hésitez pas à me contacter.