Le pilotage par les risques et opportunités

Un état d’esprit

Le pilotage de projet par les risques et opportunités est un état d’esprit. Classiquement, vous construisez votre projet et vous le pilotez en répondant à la question : que dois-je faire ?

Lorsque vous pilotez votre projet par les risques et opportunités, vous partez du principe que ce qui doit être fait sera fait, c’est-à-dire que chacun connaît son job, et vous chercherez plutôt à identifier les « peaux de bananes » et les « bâtons dans les roues » (c’est-à-dire les risques) ainsi que les potentielles bonnes nouvelles (c’est-à-dire les opportunités).

Au lieu de demander aux différents contributeurs du projet ce qu’ils feront dans les semaines et dans les mois à venir, demandez-leur plutôt ce qui pourrait les empêcher de faire leur travail. Analysez avec eux les embûches qu’ils pourraient rencontrer ; vous avez bien sûr compris qu’il s’agit ici des risques.

Le pilotage par les risques et opportunités consiste donc à utiliser le cycle de pilotage des risques et opportunités pour le bien du projet, par opposition à la gestion des risques et opportunités qui est bien souvent dans l’esprit des gens, et je l’ai observé maintes fois, une finalité.

En pratique

Comment mettre cela en pratique ?

Au démarrage du projet, construisez avec votre équipe un organigramme des tâches, un enchaînement logique, puis un planning. Puis, au cours du projet, lors des points avec les contributeurs, ne remettez pas en question le travail à réaliser, mais demandez :

Qu’est-ce qui pourrait t’empêcher de faire ton travail et d’atteindre tes objectifs d’ici X semaines ?

L’usage de cette question plutôt que la très classique « Quels sont les risques sur ta tâche » est beaucoup moins anxiogène pour vos équipes, et vous évite la réponse classique des personnes peu habituées à l’analyse des risques et opportunités :

Bah, on les connaît ! C’est que l’on livre de la m…., en retard, et que ça coûte cher !

Les réponses à la question que je vous recommande vous permettront de définir un plan d’actions couvrant les potentielles difficultés à venir : vous avez bien sûr reconnu un plan de traitement des risques.

Le plus dur pour vous sera sans doute d’acquérir cet état d’esprit qui vous pousse à être en permanence en alerte sur les potentielles bonnes nouvelles et potentielles difficultés que vous et votre équipe pourrez rencontrer.

C’est une gymnastique intellectuelle quotidienne. A chaque nouvelle information sur votre projet, demandez-vous (et demandez à votre équipe) quels nouveaux risques et quelles nouvelles opportunités elle fait émerger.

Dès lors, la seule question qui nous intéresse est de savoir comment éviter les problèmes potentiels et comment faire survenir les potentielles bonnes nouvelles. Il s’agit donc d’anticiper ce qui peut nous empêcher d’arriver aux résultats attendus et ce qui va faciliter leur atteinte. Si vous m’avez suivi jusque-là, vous êtes sur le bon chemin pour comprendre le pilotage de projets par les risques et opportunités.

L’atteinte des objectifs du projet nécessite que vous mettiez en place des parades (ou plans de traitement) face aux risques et que vous observiez leur efficacité afin de les réajuster au besoin. Vous devez donc régulièrement vous posez la question suivante : est-ce que mes parades seront efficaces ? Vous noterez l’utilisation du futur dans la question précédente. Il s’agit bien d’anticipation des problèmes qui pourraient survenir, et pas de la gestion de crise de problèmes survenus ou dont vous êtes sûr qu’ils surviendront.

Le point critique ici, est bien la régularité de ce questionnement et de l’analyse de vos risques, opportunités, et plans de traitement, et donc de l’application du cycle de pilotage des risques et opportunités :

  • Identifier les risques et opportunités ;
  • Analyser et classer les risques et opportunités ;
  • Définir un plan de traitement ;
  • Piloter les actions et revenir à la première étape d’identification.

Figure 1 – Cycle de pilotage des risques et opportunités

Les outils

En termes d’outils, ayez un registre des risques et opportunités : un document dans lequel vous aurez les risques positifs (les opportunités) et les risques négatifs (les menaces):

Les actions identifier pour traiter risques et opportunités doivent alors être intégrées dans le suivi d’actions du projet.

Vous pouvez également représenter vos risques et opportunités sur une matrice qui permet une communication visuelle assez simple:

Figure 2 – La matrice de risques et opportunités

Figure 3 – Le registre des risques