Comment piloter les risques ?

Par définition, un projet est unique. Et comme il n’a jamais été fait, il est soumis à des aléas, risques, difficultés, mauvaises nouvelles, crises, que vous devez anticiper. Ainsi, le pilotage des risques (et opportunités) est crucial à la bonne réussite d’un projet.

Le process

Le processus de pilotage des risques

Identifier les risques

La première étape consiste à identifier les risques. Pour cela, vous disposez de différents outils, dont:

Une fois que vous avez fait ce travail, vous devez reformuler les intitulés des risques avec l’orthodoxie:

Si [évènement] alors [conséquences] sur [objectifs du projet]

Cela permet d’avoir un descriptif précis de chacun des risques.

Comme vous ne pouvez pas vous occuper de tous les risques, vous devez les classer les uns par rapport aux autres pour focaliser l’équipe sur les plus importants pour le projet.

Analyser les risques

L’analyse des risques consiste à les classer les uns par rapport aux autres afin de se concentrer sur les risques les plus importants pour le projets, dits « critiques ».

Cette classification se fait selon deux critères:

  • La gravité (ou impact)
  • La probabilité d’occurrence

Il existe deux types d’analyses:

  • L’analyse qualitative;
  • L’analyse quantitative, elle-même composée de l’analyse semi-quantitative et de l’analyse quantitative.

L’analyse qualitative

Une analyse qualitative est une estimation des deux dimensions que sont:

  • la probabilité d’occurrence (le « pourcentage de chance » que le problème survienne)
  • la gravité si le problème survient

Rien de bien sorcier dans tout cela. N’oubliez pas que l’objectif est d’analyser les risques pour identifier les plus critiques, ceux sur lesquels vous devez focaliser votre attention et votre équipe. L’objectif à ce stade est donc de comparer les risques les uns par rapport aux autres. Ainsi, je vous invite à noter les risques sur des post-it (par exemple) puis à positionner le premier sur la matrice des risques, et ensuite de positionner un second risque par rapport à ce premier risque, et ainsi de suite jusqu’à représenter tous vos risques les uns par rapport aux autres.

Matrice de risques

Les risques qui ont la plus grande gravité et la plus grande probabilité d’occurrence, dit les plus critiques, sont les plus majeurs, ceux sur lesquels vous devez focaliser votre attentions.

L’analyse semi-quantitative

L’analyse semi-quantitative consiste à évaluer l’impact et la probabilité d’occurrence en valeurs absolues et non plus en relatif.

Ainsi, vous évaluerez une valeur de probabilité d’occurrence en pourcentage (50%, 75%, …). L’impact, quant à lui, est souvent évalué en jours de retards et en coûts supplémentaires.

Ces estimations se font en reprenant les méthodes d’estimations classiques.

L’analyse quantitative

L’analyse quantitative, également appelée analyse statistique, utilise des lois statistiques (comme la loi de Monte Carlo) pour estimer, sur la base de scénarii possibles de réalisation et de survenance des risques, les montants de provision pour risques et de marge dans la planning pour atteindre un certain niveau de confiance dans la réussite du projet. Ces méthodes statistiques sont assez lourdes à mettre en place et vous devez vous poser la question à deux fois avant de les utiliser.

Définir des plans de traitement

Après avoir classé les risques, vous devez définir les plans d’actions permettant de les limiter (dans le cas de risques négatifs) ou de les faire advenir (dans le cas de risques positifs, ou opportunités).

Traiter les menaces

Pour les menaces, les options qui s’offrent à vous sont de définir des actions:

  • Préventives
  • Curatives
  • De transfert de risque, comme c »est le cas avec une assurance ou lorsque vous transférer la responsabilité à un partenaire
  • De réduction de la probabilité d’occurrence
  • De réduction de la gravité
  • D’évitement, lorsque par exemple vous revoyez votre projet pour supprimer le risque
  • D’acceptation: vous pouvez tout à fait décider de ne rien faire, mais ce doit être une décision

Traiter les opportunités

Pour les opportunités, vous pouvez définir des actions de:

  • Partage d’opportunité, avec un partenaire
  • Augmentation de la probabilité d’occurrence
  • Augmentation de l’impact
  • Acceptation: vous ne faites rien et voyez si une bonne nouvelle survient

Suivre et revoir

Ensuite, vous devez suivre et revoir, c’est-à-dire reprendre toutes les étapes précédentes régulièrement. Le point crucial ici est la régularité. Faire une « grosse » analyse de risque un fois ne sert à rien. Faire une « petite » analyse de risques régulièrement est très efficace (plus que vous ne pouvez l’imaginer d’ailleurs).

Pensez bien également à intégrer votre plan de traitement dans le plan d’action général de votre projet, car ces actions de traitement deviennent les actions du projet.