La gouvernance

« Gouvernance » de projet. Rien que ce mot est tout un programme tant il est méconnu et pourtant très utilisé.

Je vous propose de retenir cette définition parmi toutes celles existantes : la gouvernance est la manière dont les décisions sont prises.

Cela comprend la structure de décision, les personnes impliquées, ainsi que les informations échangées.

Les missions de la gouvernance

Ainsi, La gouvernance doit pouvoir effectuer ses trois missions principales :

  • Donner la direction ;
  • Prendre les décisions ;
  • Piloter le Projet.

Définir une gouvernance

Afin de définir la gouvernance de votre Projet, vous devez répondre aux différentes questions suivantes :

  • Qui : qui prend la décision (avec délégation de pouvoir), et également qui présente les informations pour la prise de décision ;
  • Comment : comment la décision est prise ;
  • Pourquoi : pourquoi une décision doit être prise ;
  • Quand : quand a lieu la prise de décision ;
  • Quoi : quels éléments doivent remonter à quel niveau de prise de décision ;
  • Combien : combien « coûte » la prise de décision (le budget alloué) ;
  • Où : en quel lieu se passe la prise de décision, et également où le projet doit aller (la direction à suivre).

Pour fonctionner, un projet a besoin d’avoir une communication fluide entre client et fournisseurs, ainsi qu’avec votre hiérarchie, et que chacun sache qui peut décider de quoi pour s’adresser à la bonne personne en cas de besoin. C’est là que la matrice de communication vous aide.

Ensuite, vous avez besoin de vous rencontrer physiquement et d’échanger des informations, des points d’avancement (par écrit, par oral) de façon régulière.

Concernant votre hiérarchie, définissez clairement avec votre management quelles décisions vous pouvez prendre tout seul et quelles décisions nécessitent son aval.

Attention toutefois à ne pas rédiger une usine à gaz, faites simple. Par exemple en définissant un point de projet régulier avec votre hiérarchie et un autre avec votre client afin de présenter les avancées de votre projet et les points nécessitant son accord et sa décision. Et apprenez à connaître votre hiérarchie ainsi que votre client pour savoir jusqu’où vous pouvez aller.

Commencez par cette règle largement répandue : si une décision a un impact sur les comptes ou l’image de l’entreprise, votre direction doit être consultée.

Les outils de la gouvernance

Les outils que vous pouvez utiliser pour décrire la gouvernance sont nombreux. A vous d’identifier les plus adaptés, les plus utiles, et les plus acceptés.

Parmi les outils classiques, citons :

  • Les tableaux de bord, qui permettent de savoir où on est ;
  • Le reporting, qui permet de présenter l’état actuel, de demander des arbitrages et de communiquer ;
  • L’analyse de risques et opportunités, comme outil de prise de décision ;
  • Le schéma de gouvernance, ou sociogramme, pour représenter les flux de communication et la gouvernance globale ;
  • L’analyse d’écarts, comme outil de prise de décision ;
  • Le RACI, pour définir les rôles et responsabilités ;
  • La matrice de communication, outil permettant de définir et clarifier les flux de communications ;
  • Les réunions (projet, COPIL, …), points de rencontres privilégiés ;
  • Les relevés de décisions, outils de traçabilité.

Reprenons dans la suite quelques uns de ces outils.

Représenter une gouvernance

Pour représenter une gouvernance, vous pouvez mettre en place un sociogramme (ou schéma de gouvernance) avec les indications de points de rencontres et de délégation de pouvoir, comme dans l’exemple ci-dessous.

Ce sociogramme, qui peut (doit) rester confidentiel dans une certaine mesure, peut contenir des indications sur les « réseaux cachés », c’est-à-dire les relations entre les différents acteurs qui ne sont pas clairement établies par l’organigramme du projet ou de l’entreprise, les liens contractuels, ou les relations opérationnelles.

Je pense notamment aux personnes qui se sont connues lors d’une expérience précédente, qui se connaissent dans la vie privée, aux réseaux d’anciens d’universités ou de grandes écoles, aux réseaux professionnels et autres, …

Il vous faut finalement identifier qui peut vous aider et qui a intérêt à ralentir le projet.

Exemple de représentation de gouvernance