Comment réduire la durée d’un projet

Vous avez tout recalculer et votre projet va finir après la date butoir… Comment faire ? Comment réduire la durée d’un projet ? Quelles sont les conséquences sur le projet et son pilotage ? Voici les techniques de réduction de durée de projet.

Ces techniques se regroupent en trois grandes familles:

• La réduction des durées (crashing en anglais)
• Le séquençage des tâches (fast tracking en anglais)
• La révision de l’organigramme des tâches

 Réduire les durées

Les méthodes pour réduire les durées sont nombreuses. Vous pouvez notamment:

• Faire une ou plusieurs tâches plus rapidement. Pour cela, vous pouvez:
  • Ajouter des ressources
  • Prévoir des heures supplémentaires (heures supplémentaires, travail le week-end,..)
  • Découper la tâche en deux phases: une première phase rapide qui produit les premiers livrables utilisables rapidement, et une seconde phase qui vient finaliser la tâche
  • Réduire le contenu d’une tâche: en faire moins
• Revoir l’estimation des durées des tâches: les hypothèses prises pour l’estimation sont-elles pertinentes et toujours d’actualité ?

Bien sûr, pour que cela soit efficace, vous devez agir sur les tâches du chemin critique et recalculer votre chemin critique pour éventuellement agir de nouveau sur les tâches de ce nouveau chemin critique.

N’oubliez pas que ces techniques modifient les risques et opportunités de votre projet, ainsi que les coûts. Vous devez donc mettre à jour votre analyse de risques, et ré-estimer votre reste-à-faire.

Revoir l’enchaînement des tâches:

En plus de vous reposer la question de la durée des tâches, vous pouvez revoir leur séquençage afin de modifier le chemin critique. En effet, il n’y a pas qu’une seule façon de dérouler un projet, et vous pouvez certainement réorganiser des tâches et en paralléliser d’autres.

Par exemple, sur un projet qui nécessite de vous faire livrer du matériel à installer dans un local (matériel informatique, machines-outils, mobilier,…), vous avez deux options: soit attendre que le local soit prêt, soit vous faire livrer avant et entreposer temporairement. Bien sûr, l’une ou l’autre des solutions a des avantages et des inconvénients.

Les deux méthodes de révision de l’enchaînement des tâches sont:

• La parallélisation des tâches; on parle alors de concourance des tâches;
•  La redéfinition des liens entre les tâches.

Revoir l’organigramme des tâches

Si vous appliquez certaines techniques ci-dessus, vous vous apercevez que cela peut avoir un impact sur votre organigramme des tâches. Par exemple, si vous décidez de stocker temporairement du matériel avant installation dans les locaux définitifs, cela suppose que vous ayez une activité liée à cet entreposage, voire dans certains cas que vous construisiez l’entrepôt temporaire (c’est un grand classique sur des projets de construction, mais pas uniquement).

Ainsi, des tâches peuvent apparaître.

A l’autre extrême, vous devez vous poser la question de l’utilité de chacune des tâches de votre organigramme des tâches, quitte à réduire le périmètre et la qualité de votre projet.

Voici quelques questions utiles pour valider l’utilité d’une tâche:

• Cette tâche est-elle indispensable ?
  • Et si on ne faisait pas cette tâche ?
  • A quoi sert le résultat de cette tâche ?
  • Quels en sont les résultats et à quoi servent-ils ?
  • Les résultats de cette tâche sont-ils bien une donnée de sortie du projet ou une donnée d’entrée d’une autre tâche ?
  • Quelle est la valeur ajoutée créée par cette tâche ?
• Peut-on atteindre la même valeur ajoutée différemment ? Peut-on réaliser cette tâche différemment ?
• Peut-on faire cette tâche à un autre moment du projet ?

Attention aux conséquences

Vous le voyez, il existe plusieurs façons de réduire la durée d’un projet. Ce qui est sûr, c’est que réduire les délais n’est pas anodin et a un impact sur votre projet. Cet impact peut être sur les coûts (un entreposage de stockage temporaire est un coût pour le projet), sur la qualité (quand le périmètre est modifié, même légèrement), et de toutes façons les modifications que vous apportez induisent de nouveau risques et opportunités sur votre projet. Vous devez alors absolument refaire une analyse de risques et opportunités.

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