Les 4 piliers du contract management

Lorsque vous envisagez ou avez une relation contractuelle, qu’elle soit avec un client, un partenaire ou un sous-traitant ou fournisseur, vous devez la piloter. C’est ce qui fait l’essence même du Contract Management. Ce pilotage doit se faire selon 4 axes: les 4 piliers du contract management.

Contract Management: gestion de la relation contractuelle avec l’autre

Vous devez ainsi gérer le résultat – produit ou service – à produire par le sous-traitant ou pour le client, tout en gérant les parties prenantes, et en vous préparant à de potentiels contentieux. Nous retrouvons là les 4 piliers de la gestion de contrat :

  • L’administration du contrat
  • La gestion du résultat
  • La gestion de la relation
  • La gestion des réclamations

L’administration du contrat

Il s’agit de la partie administrative de la gestion de la relation contractuelle. C’est un élément crucial et indispensable au bon déroulement des trois autres piliers.

L’administration du contrat, ou gestion du contrat, consiste à créer l’environnement dans lequel le projet va évoluer. Cet environnement étant conditionné par le contrat, l’objectif vise à partager et faire vivre le document contrat, et à le transformer en données d’entrées utilisables par tous les intervenants.

Il faudra ainsi:

  • Consolider le contrat : vérifier que le chef de projet dispose bien de tous les documents contractuels signés
  • Archiver les documents contractuels
  • Partager le contrat avec l’équipe projet, lire et faire-lire le contrat
  • Analyser les risques et opportunités du projet à la lumière du contrat, et l’intégrer dans l’analyse de risques et opportunités du projet
  • Traiter les écarts au contrat, et notamment intégrer tout avenant dans la documentation contractuelle, qu’il faudra alors repartager avec l’équipe et recommencer le cycle

La gestion du résultat

Le résultat du projet, un produit ou service, doit être délivré intégralement en temps et en heure. C’est-à-dire que tout le produit et/ou service doit être livré selon les engagements contractuels, notamment de périmètre et de délais.

Nous retrouvons ici 2 des 3 sommets du triangle d’or de la gestion de projet : les délais, et la qualité.

Le contract management vise donc à s’assurer que l’équipe projet gère les délais et le périmètre et délivre la performance attendue au regard du contrat.

La gestion de la relation

Tout commence par connaître l’autre partie:

  • Les personnes
  • Son environnement
  • Ses besoins
  • L’environnement du projet
  • Le client de son client, les fournisseurs de son fournisseur

Cela permet d’avoir une vision globale de l’environnement, et ensuite de piloter la communication, élément crucial des projets (voir les trois facteurs d’échecs des projets).

La gestion des réclamations

Le contrat contient la base de l’accord entre le client et le fournisseur. Il représente la loi du projet et doit régir le déroulé du projet. Il est la référence, et tout écart par rapport à cette loi doit donner lieu à un enregistrement, soit pour acter la modification du contrat (l’écart devient un avenant au contrat), soit pour acter une contre-performance de la partie à l’origine de l’écart.

Cette contre-performance peut alors mener à des désaccords, des litiges, des contentieux, des réclamations, des claims,… qu’il faut prévenir et gérer.

 

Si vous maîtriser les quatre piliers du contract management, vous maîtriser votre contrat. Et si vous maîtriser vos contrat, vous maîtrisez votre projet.

Pour en savoir plus sur les quatre piliers et sur le contract management, vous pouvez vous référer à mon livre Contract Management – Outils et Méthodes.