Le process de maîtrise des risques et opportunités

Sachez tout sur la maîtrise des risques et opportunités !

Maîtriser les risques de ses projets, c’est la base. Piloter les opportunités c’est le top !
Commençons par rappeler la définition d’un risque selon le PMI:
Un risque est un évènement incertain susceptible de provoquer un écart sur les objectifs du projet

Il y a donc la notion d’incertitude: si c’est sûr, ce n’est plus un risque, c’est un fait, un problème ou une bonne nouvelle

Ensuite, cet évènement pourrait provoquer un écart. Le sens de l’écart n’est pas précisé: s’il est négatif, c’est un risque ou menace; s’il est positif, on parlera d’opportunité, ou potentielle bonne nouvelle.

Le dernier point important concerne la notion d’objectifs du projet. Si l’évènement n’a pas d’impact sur les objectifs du projet, alors ce n’est pas à vous de vous en occuper.

Pensez donc bien à vous préoccuper à la fois des risques négatifs et des risques positifs.
Maîtriser les menaces, c’est limiter l’hémorragie. Maîtriser les opportunités, c’est la clé du succès sur les projets !
Alors allez-y !

Il faut d’abord commencer par lister les risques et opportunités.
Plusieurs techniques s’offrent à vous pour cela, dont:

• le Brainstorming, ou remue-méninge
• le dire d’expert
• le diagramme d’Ishikawa ou 5M
• la liste de risques si elle existe dans votre entreprise

Une fois les risques et opportunités identifiés, il s’agit de les analyser pour définir un impact (en euros et en temps) et une probabilité d’occurrence. Cela permet de les prioriser pour se focaliser sur les risques et opportunités les plus intéressants, ou critiques pour reprendre le vocabulaire de gestion de projet.

Cette priorisation des risques et opportunités peut être représentée sur une matrice de risques
Cette matrice des risques est un sujet en soi, et elle se doit de faire l’objet d’une autre vidéo.

La troisième étape consiste à traiter les risques et opportunités. il s’agit donc de définir des actions, de les mettre en oeuvre, et de les piloter.
Nous commençons par les plus critiques évidemment.
Les actions doivent alors faire partie intégrante de votre projet, quitte à modifier l’organigramme des tâches et le planning pour les prendre en compte.

Il existe plusieurs stratégies de réponses aux menaces et opportunités.

Un risque, vous pouvez décider de:

• l’éviter; c’est possible; pas toujours souhaitable, mais possible
• Réduire sa probabilité et/ou sa gravité
• le Transférer à quelqu’un
• le Partager avec quelqu’un
• l’Accepter, c’est-à-dire ne rien faire

Quant aux opportunités, vous pouvez décider de

• les Exploiter
• les Améliorer
• les Partager
• les Rejeter

Je vous invite vivement à vous poser toutes ces questions, à noter un maximum d’idées, en ensuite de trier les actions.

La 4eme et dernière étape, classiquement appelée « suivi », est mal nommée. Il ne s’agit pas de suivre les risques et opportunités, mais bien de les piloter. Et pour cela, il faut recommencer, encore et encore !
A chaque nouvelle information sur votre projet ou son environnement, demandez-vous: quelles menaces cela fait-il planer sur mon projet ? Quelles potentielles bonnes nouvelles cela peut-il amener ?
Ainsi vous maîtriserez votre projet.

Le process est donc celui-ci:

• commencer par identifier, c’est-à-dire lister
• puis, analyser, c’est-à-dire prioriser
• enfin, traiter, définir des actions
• pour finalement recommencer !

Mais cela ne s’arrête donc jamais ??? Bien sûr que si, à la fin de votre projet !

Pour supporter ce process, l’outil classique est le registre des risques et opportunités, qui va les lister ainsi que les actions liées.
C’est un outil vraiment utile, qui mérite sa propre vidéo.

Mais laissez-moi partager avec vous un secret….

Le secret c’est la régularité. Plus vous ferez votre analyse des risques et opportunités régulièrement, plus ce sera efficace…
mais ne partez pas, j’ai encore un secret à partager avec vous

J’ai interviewé plus d’un millier de chef de projet au total, de différents pays, de différents secteurs, de différentes entreprises, de projets de 100 000 euros à 10 milliards d’euros…
Ils m’ont tous dit la même chose: à un instant T, il y a entre 3 et 5 risques majeurs, entre 3 et 5 opportunités majeures.
Et les 3 à 5 d’aujourd’hui ne sont pas les mêmes que ceux de la semaine dernière, et pas les mêmes non plus que ceux du mois prochain; cela évolue. Mais à un instant T, entre 3 et 5.
Evidemment, si vous en avez 6, gardez les 6, c’est l’ordre de grandeur qui compte.
Avec ces deux secrets, vous voilà bien armés pour maîtriser vos projets !