Principe

Comme son nom l’indique, le pilotage par le planning consiste à utiliser un planning, c’est-à-dire à regarder les dates de réalisations des tâches du projet.

Vous pouvez pour ce faire utiliser plusieurs outils :

• Un fichier Excel, qui va vous permettre de présenter les dates dans un tableau. Vous pourrez également dans une certaine mesure tracer le diagramme de GANTT correspondant ;
• Un outil de planning, de type MSProject, Primavera ou autre, lorsqu’Excel montre ses limites (notamment par le volume de tâches à traiter) ;
• Un diagramme temps-temps.

La logique est toujours la même : se projeter dans l’avenir.

Ainsi, vous allez, sur la base de votre planning de référence, vous reposer la question des dates de début (pour les tâches non démarrées), durées et dates de fin de chaque tâche restant à réaliser. Ainsi, vous allez ré-estimer la durée de votre projet et la comparer à votre référence.

Attention, trop de chefs de projet s’arrêtent à cette étape !

Il faut ensuite en déduire si vous devez réajuster votre ré-estimation pour tenir les délais.

Afin de réduire la durée globale restante, trois possibilités s’offrent à vous :

• Agir sur le séquençage des tâches en ayant recours à la concourrance, via une modification de protocole par exemple. Cela implique évidemment une prise de risque ;
• Agir sur la qualité, la performance ou le périmètre, en modifiant le contenu de tâches, en en supprimant ou en mettant en œuvre des variantes techniques ;
• Agir sur la durée des tâches, en réduisant la durée des tâches sur le chemin critique, par exemples en ajoutant des ressources ou en allouant des ressources plus compétentes …

Un outil

Je suppose que vous connaissez bien le diagramme de GANTT, mais connaissez-vous le diagramme temps-temps ?

Cet outil permet de visualiser les évolutions de dates de fin de quelques jalons clés dans le temps du projet, d’où son nom de diagramme temps-temps.

Vous choisissez les jalons majeurs de votre projet. Il est bien question de jalons majeurs et non de toutes les activités de votre planning ici. Puis, vous suivez l’évolution de la date prévisionnelle d’atteinte des jalons.

Le diagramme se présente avec en abscisse le temps qui passe (et notamment, les dates auxquelles sont faites les ré-estimations des dates des jalons), et en ordonnée les dates prévisionnelles d’atteinte des objectifs. Une courbe par jalon est ainsi tracée. Par exemple, en semaine 25, comme chaque semaine, la question est posée des jalons atteints et du prévisionnel des jalons à venir. Les dates anticipées sont ajoutées, allongeant les courbes de chacun des jalons.

La force du diagramme temps-temps est de présenter tous les jalons, les uns par rapport aux autres, et de conserver l’historique des dates prévisionnelles.

Dans l’exemple suivant, si nous sommes en semaine 25 et que le jalon 7 est annoncé en semaine 38 par exemple, nous voyons sur le diagramme l’évolution de ce jalon et qu’il a pris de l’avance dès la semaine 9, alors qu’il était initialement prévu pour la semaine 40.

Si le jalon 7 évolue par rapport aux prévisions précédentes, le diagramme temps-temps nous invite tout de suite à nous demander si cette évolution a un impact sur les autres jalons du projet.