Les indicateurs et les KPI

Les indicateurs, présents dans les tableaux de bord et dans les reportings, doivent permettre de prendre des décisions par une représentation des informations du projet. Les indicateurs doivent présenter l’écart entre la réalité et la théorie.

Egalement appelé KPI (pour Key Performance Indicator, ou indicateur clé de performance), un indicateur est donc un peu comme un résumé d’un volet du projet, qu’il doit représenter en des termes simples et adaptés, afin de définir le succèsou l’échec du projet.

Définir le succès

Les indicateurs doivent permettre de dire si le projet sera un succès, puis s’il en est effectivement un. Cela fait évidemment écho aux différentes parties prenantes, puisque la définition du succès du projet dépend de la partie prenante – et rien que cette question mérite un ouvrage à part entière.

Ainsi, vous devez identifier les éléments importants pour les parties prenantes, afin de définir quels sont les indicateurs les plus pertinents pour visualiser l’état du projet par rapport à ces éléments importants une fois le projet achevé, mais aussi en cours de projet pour pouvoir, le cas échéant, réorienter les actions.

Et c’est finalement cela qui est le plus difficile : identifier des indicateurs qui vont nous permettre d’anticiper le succès ou l’échec du projet.

Simple

Simple signifie qu’au premier coup d’œil, le lecteur doit comprendre l’indicateur. Cela suppose que la forme et le fond soient bons. S’il faut une légende pour comprendre l’indicateur, reposez-vous la question de la pertinence à la fois du fond, mais aussi de la forme.

Prenons l’exemple du tableau de bord de votre voiture. Si je vous dis que vos roues tournent à 19 tours par seconde, qu’en déduisez-vous ?

Sauf si vous faites le calcul[1], cela ne vous dit pas grand chose… Et pourtant c’est important car c’est en lien direct avec la vitesse de votre voiture !

Le tableau de bord vous indique la vitesse du véhicule, de manière simple et facile à comprendre. Si c’est bien la vitesse de rotation de la roue qui est mesurée, elle est ensuite transformée en indication de la vitesse de la voiture. Avouez qu’il est tout de même plus simple, pour conduire, de savoir que l’on est à 130 km/h plutôt que de savoir que les roues tournent à 19 tours par seconde.

Sur vos projets, c’est la même chose : chacun des indicateurs doit être facile à interpréter.

Adapté

Avoir un indicateur simple à interpréter n’est pas suffisant. Si votre tableau de bord vous informe que votre voiture est de couleur verte, cela ne vous aide pas beaucoup à conduire, alors que la vitesse ou le niveau d’essence sont primordiaux.

Il en va de même sur les projets. Seules les informations « utiles » doivent être présentées, et comme chaque projet est, par définition, unique, les indicateurs sont forcément à adapter pour chaque projet.

Par exemple, le montant de provisions pour risques restantes est inutile si elles sont gérées par votre responsable qui mutualise toutes les provisions de tous les projets. Alors que si vous êtes responsable de la provision pour risques, connaître son niveau est très important.

Par ailleurs, les indicateurs permettant de savoir si le projet est un succès ou non, ils doivent être adaptés aux besoins des parties prenantes pour refléter cette mesure du succès.

Les indicateurs doivent donc être adaptés à la fois au projet, et également aux parties prenantes.

S.M.A.R.T.

Vous trouverez régulièrement dans la littérature qu’un indicateur doit être SMART. C’est tout à fait vrai et vient complété les éléments ci-dessus (simple et adapté) ; SMART est l’acronyme de :

Spécifique : il est spécifique au besoin, au projet, ou adapté.

Mesurable : il est possible de mesurer facilement l’indicateur, c’est-à-dire de le produire rapidement et facilement ; s’il faut 3 semaines pour produite un indicateur mis à jour toutes les semaines, posez-vous des questions !

Assignable : l’indicateur doit être assigné à un ou plusieurs objectifs du projet, c’est-à-dire qu’il doit permettre de savoir si le projet va dans la bonne direction, et également être assigné à une personne en charge de sa production.

Réaliste : l’indicateur doit avoir un objectif réaliste, ou atteignable. Cela suppose d’avoir un objectif, avec des paliers intermédiaires (par exemple : 10% en 3 semaines, 40% 2 semaines plus tard, etc…).

Temporel : les différents paliers intermédiaires de l’indicateur doivent être positionnés dans le temps, et l’atteinte de l’indicateur doit également avoir une date objectif.

Représenter un indicateur

Avoir un indicateur, c’est bien. Le communiquer, c’est mieux. Les neurosciences nous aident en développant le principe de l’imagerie mentale visuelle : le cerveau « pense » très bien à l’aide d’images. Ainsi, il est toujours très efficace de représenter des indicateurs à l’aide de visuels.

Pour représenter un indicateur de manière visuelle, il y a une infinité de manières. Les plus classiques sont :

  • Une donnée brute, c’est-à-dire un chiffre, comme la valeur de votre vitesse affichée sur votre tableau de bord ;
  • Un graphique, auquel cas des outils comme Excel vous sont d’un grand secours ;
  • Une photo ; par exemple, si vous devez réserver un lieu, une photo de ce lieu peut être présentée dès qu’il est réservé ;
  • Un schéma ; par exemple, lors de la construction d’un immeuble, il est classique de représenter le schéma de l’immeuble avec un trait rouge montrant le niveau de construction de l’immeuble ;
  • Un smiley :
  • Une représentation météorologique :

 

Quelques conseils de représentation

·      Faire simple : si une légende explicative est nécessaire, changer de représentation.

·      Eviter le smiley qui sourie de couleur rouge : vouloir donner trop d’information avec le même visuel perd le lecteur.

·      Faites attention à la subjectivité dans les smileys et la météo, qui peuvent être interprétés différemment.

·      Pensez que vous pouvez mesurer des indicateurs, et ne les faire apparaître qu’en cas de problème. C’est le cas sur un tableau de bord de voiture (imaginez si tous les voyants étaient allumés en vert pour dire que tout va bien ! Vous perdriez la facilité de lecture).

·      De même qu’il existe le permis de conduire pour apprendre (notamment) à lire un tableau de bord de voiture, vous pouvez tout à fait éditer un document d’usage des indicateurs précisant :

o   La liste des indicateurs mesurés

o   Les conditions pour la mise en lumière d’un indicateur sur le tableau de bord

o   La façon d’interpréter les indicateurs

o   Les visuels retenus

[1] Vitesse (en km/h) = 2 x π x (Rayon de la roue en mètre) x (Nombre de tours de la roue par seconde) x 3600 / 1000