Pilotez avec le Reste-à-Faire

Pour piloter votre projet, vous avez besoin d’indicateurs qui vous donnent de la visibilité. Lesquels choisir, lesquels sont les plus pertinents pour votre projet ?

Et s’il ne devait en rester qu’un, lequel choisiriez-vous ?

S’il ne devait en rester qu’un, pour moi ce serait le RAF.

Pourquoi lui ? A quoi ressemble-t-il ? Comment le mesure-t-on ? Et d’abord, c’est qui ce RAF ?

Le RAF, c’est le fameux Reste-A-Faire. Mais attention, j’ai bien écris « reste-à-faire » et pas « reste-à-dépenser ». La différence est primordiale. Le reste-à-faire correspond à ce qu’il faut faire pour finir le projet. Le reste-à-dépenser correspond à l’argent que je peux encore dépenser (ce qui me reste dans la poche). Dans l’idéal, les deux devraient être équivalents. Et c’est là que les problèmes surviennent, car la réalité est en générale tout autre. D’ailleurs, c’est bien la comparaison entre ce reste-à-faire et le reste-à-dépenser qui est intéressante car elle oriente notre projet: est-on hors budget ou pas ?

Maintenant que nous savons à qui nous avons affaire, reprenons les autres questions dans l’ordre.

Comment mesurer le RAF ?

Rien de plus simple (sur le principe). Il « suffit » de répondre à la question « Combien ça va coûter pour finir le projet ?« . Cela parait simple, mais est en fait plus compliqué qu’il n’y parait car cela implique de répondre à d’autres questions pour construire la réponse.

Pourquoi le RAF ?

Ce sont bien les réponses à ces autres questions qui rendent le RAF si intéressant. Afin de savoir combien il faudra dépenser pour finir le projet, il faut répondre aux questions suivantes (ou bien, de façon plus exhaustive, utiliser le CQQCOQP):

  • Où suis-je dans mon projet ?
  • Que dois-je faire pour finir ?
  • Combien chacune des activités va coûter ?
  • Quand les dépenses vont-elles avoir lieu ?

Et les délais dans tout ça ?

Les délais sont contenus dans le RAF. Il ne s’agit pas d’une valeur toute seule, mais bien d’un échéancier de dépenses (nous parlons ici des coûts engagés et non des flux de trésorerie. Les flux de trésorerie sont évidemment importants, notamment pour intégrer le coût de l’argent dans le RAF le cas échéant). Le RAF est donc un ensemble de valeurs, présentées dans le temps, pour savoir combien et quand nous dépenserons pour finir le projet. Obtenir le RAF suppose donc de disposer d’un échéancier, donc d’un planning.

Le RAF. Rien d’autre

Le calcul du RAF nous impose donc d’avoir la visibilité nécessaire sur le reste du projet: ce qui reste à faire, pour combien, et quand. C’est bien dans ces pré-requis que le RAF prend toute son ampleur. Les valeurs en elles-mêmes sont cruciales, mais tout le processus d’obtention l’est tout autant.

Que faire avec son RAF ?

Vous additionnez ensuite les dépenses déjà engagées avec le RAF, et vous obtenez le coût à terminaison (ou atterrissage, ou encore accostage, ou tout autre dénomination usitée dans votre organisation). Bref, à combien vous estimez le coût total de votre projet. Vous pouvez désormais le comparer avec votre budget pour savoir où vous en êtes. Encore une fois, vous comparez les échéanciers (quand vous pensez dépenser quoi, comparé à quand vous aviez prévu de dépenser quoi), et donc le planning !

Le RAF, indicateur d’anticipation

C’est maintenant qu’est toute la subtilité… Le coût à terminaison comparé au budget vous dit où vous en êtes. Mais n’oubliez pas que le RAF est prospectif; dit autrement, ce n’est qu’une estimation de ce qui va se passer sur votre projet. Si votre coût à terminaison diffère trop de votre budget, il est encore temps d’agir sur le RAF, c’est-à-dire sur les activités qui restent à faire (donc l’organigramme des tâches), le séquençage de ces activités (donc le planning) et le coût de ces activités ! Alors qu’il est trop tard pour l’engagé.

Résultat, si votre RAF est trop élevé, vous n’êtes pas ENCORE hors budget et vous pouvez encore agir. Et là vous êtes en plein dans votre rôle de chef de projet, à savoir l’anticipation.

On n’a pas besoin d’un chef de projet pour constater qu’on est dans le mur. Un comptable suffit. On a besoin d’un chef de projet pour anticiper.

Le Reste-à-Faire doit d’ailleurs faire partie intégrante du reporting du projet.

Retrouvez le RAF dans mon livre « Maîtrisez les coûts de vos projets« .