Démarrer un projet

Tout savoir pour démarrer un projet

Vous vous êtes sûrement déjà posé la question: je prends un projet, par quoi je commence ???

Le premier élément important, c’est d’avoir une note de nomination officielle concernant votre nouveau rôle de chef de ce projet.
Vous être peut-être déjà chef de projet, mais il doit y avoir communication autour de ce projet en particulier. Et si vous n’êtes pas déjà chef d’un projet, c’est d’autant plus important.
Cette note de nomination, en plus d’exister, doit être diffusée au sein de votre entreprise pour informer toutes les parties prenantes, et surtout les responsables de départements qui vont contribuer au projet, afin qu’ils sachent que c’est vous et personne d’autre.
Cette note de nomination doit bien sûr être signée par une personne « importante » dans l’entreprise.
Une fois que vous avez votre note de nomination et qu’elle a été diffusée, vous pouvez passer à la suite plus sereinement.

La suite, c’est de collecter un maximum d’information sur le projet. C’est là que la note de nomination est utile: elle vous légitime pour poser des questions et demander des documents. Vous allez par exemple demander:

• les contrats s’il y en a
• une présentation du contexte
• les coordonnées du client, de l’utilisateur, et tout autre partie prenante importante
• le business plan s’il existe
• et tout autre document lié au projet.

Allez-y, ne vous arrêtez pas, il y a toujours des informations à récupérer tout au long de la vie du projet.

Ensuite, vous allez pouvoir rédiger la note de cadrage, ou charte projet.
Vous pouvez trouver dans certaine littérature ou dans votre organisation une différence entre note de cadre et charte projet, mais quel que soit le nom du document il vous le faut pour consolider et synthétiser toute l’information que vous avez pu rassembler.
Pour en savoir plus sur le contenu de la note de cadrage, je vous invite à vous référer à une autre vidéo.

Une fois rédigée, il vous faut l’approbation de la note de cadrage.
Faites-la approuver par l’autorité la plus importante du projet. En général le sponsor. Mais construisez-la avec les autres parties prenantes, notamment le client et l’utilisateur s’ils sont différents.
Cette approbation vous sert à valider que vous avez bien compris les bases du projet (notamment l’enjeu), et vous pourrez y faire référence plus tard en cas de besoin.

Vous pouvez alors faire votre réunion de lancement, ou kick-off !
Là encore, il peut y avoir 2 types de réunion de lancement. Je vous parle ici de la toute première réunion avec l’équipe projet, pour vous présenter, que chacun se présente, et que chacun explique succinctement son rôle dans le projet. Vous allez vous aussi présenter le projet, c’est-à-dire la note de cadrage validée.
Pensez également à évoquer les actions court-termes, celles à lancer tout de suite, comme par exemple les achats de matériels à longs délais de livraison.
Si tous les contributeurs ne sont pas encore nommés, conviez les managers des départements contributeurs, n’attendez pas plus pour faire ce lancement.
Après cela, vous pourrez travailler pour détailler organigramme des tâches, planning, actions à mener,…
Autant d’éléments traités dans d’autres vidéos

Vous devez ensuite mettre en place la gouvernance du projet, c’est-à-dire les points réguliers avec le sponsor, avec l’utilisateur, le client,….
C’est un sujet trop sérieux pour ne pas l’évoquer dans une vidéo complète.

Pour résumer, un bon démarrage de projet passe par:

1. une note de nomination « officielle »
2. une collecte d’un maximum d’informations sur le projet
3. la rédaction de la note de cadrage, ou charte projet
4. l’approbation de cette note de cadrage par le sponsor et le client
5. la tenue du kick-off ou réunion de lancement du projet, avec l’équipe pressentie, ou leurs managers
6. la mise en place de la gouvernance

Maintenant, comme on dit: yapluka !!!