Le pilotage par le travail restant
Le pilotage par le travail restant consiste à se demander ce qu’il reste à faire pour finaliser le projet, et à le projeter dans l’avenir. Cette méthode se concentre donc uniquement sur le résultat à atteindre, sans se soucier des délais ni des coûts. Les contextes dans lesquels ce pilotage sera mis en place seul sont donc très limités, mais l’identification du travail restant est nécessaire à un pilotage par le reste-à-faire.
Comme je l’ai déjà dit, vous devez croisez différents modes de pilotage pour réussir.
La mise en place
Le pré-requis au pilotage par le travail restant est bien évidemment la liste des tâches à réaliser, que vous pourrez représenter sous la forme d’un WBS (Work Breakdown Structure, ou Organigramme des Tâches).
Vous me ferez remarquer que cette méthode ne peut s’appliquer que dans le cas de projets où le contenu est extrêmement précis ! Et bien non, une fois votre WBS construit, vous pourrez le développer, l’affiner, le détailler, l’amender au fur-et-à-mesure que le projet avance.
Vous allez utiliser votre WBS comme check-list pour vérifier que tout est bien fait, ce d’autant plus que vous avez intégré les livrables dans le WBS. Pour cela, les outils de mindmapping proposent en général des icônes afin d’illustrer l’avancement comme montré dans l’exemple suivant.
Affichez-le au mur, comme outil de management visuel, pour suivre et montrer l’avancement de votre projet.
Exemple de WBS utilisé pour suivre l’avancement:
Figure 1 – Exemple de WBS utilisé pour suivre l’avancement
Allouer les tâches
Vous pouvez également faire apparaître sur votre WBS les noms des personnes concernées par les tâches, sous forme de RACI par exemple. Ainsi vous ferez clairement apparaître qui réalise la tâche (les « A »), qui est responsable du bon déroulé de la tâche (le « R »), qui fournit des données d’entrée (les « C ») et qui reçoit les données de sortie (les « I »).
Là encore, les outils de mindmapping vous permettent de rajouter des étiquettes aux différentes « cases » pour préciser qui fait quoi.
Figure 2 – Exemple de RACI dans un WBS
Travailler en livrables
Si vous construisez votre WBS par livrables, alors vous pouvez l’utiliser pour à la fois suivre leurs avancements, mais également piloter les interactions entre livrables et les différents intervenants. Ainsi, pour chaque livrable, vous ferez apparaître, sur le WBS :
- Un coordinateur (le « R » du RACI) ;
- Des acteurs (ceux qui réalisent le livrable – les « A » du RACI)) ;
- Des personnes en charges de fournir les données d’entrées (les « C » du RACI) ;
- Des personnes en charges de recevoir les données de sorties (les « I » du RACI) ;
- Les données d’entrées nécessaires.
Cela vous donnera plusieurs avantages :
- Vérifier qu’un livrable est bien une donnée d’entrée pour un autre ou un document final ;
- Identifier les données d’entrées créées ou fournies par personne ;
- Piloter l’avancement des livrables en commençant par les données d’entrée, ce qui donne une idée plus précise (même si imparfaite) que le classique « c’est bon, je m’y mets la semaine prochaine » pour finalement s’apercevoir que les données d’entrées ne sont pas disponibles ;
- Montrer l’utilité du WBS et du RACI, outils qui sont rarement exploités dans la réalisation du projet.
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