Le pilotage par les exigences

Le pilotage par les exigences permet de s’assurer que vous répondez bien aux attentes du client. Vous allez ainsi lister ces attentes, dans un document classiquement appelé matrice d’exigences, puis énoncer, point par point comment vous allez répondre à ces exigences, et enfin confirmer que vous y avez bien répondu.

Les exigences du client doivent ensuite être enrichies par les exigences plus larges du contrat, notamment celles relatives à la loi en vigueur ou au pays d’exécution et les réglementations, et par les exigences venant de l’entreprise et des pratiques du métier (l’ « Etat de l’art »). Toutes les exigences de toutes les parties prenantes  doivent être répertoriées.

Les exigences peuvent alors être classées en fonction de leur origine, puis en deux grandes catégories : les exigences implicites, et les exigences explicites.

L’équipe projet construira une matrice de traçabilité des exigences (parfois également appelée matrice de conformité), qui précisera :

  • Les exigences avec un code de référence ;
  • L’origine de l’exigence ;
  • La façon dont le fournisseur compte répondre à cette exigence ;
  • Une catégorie. Elle permet de préciser si le fournisseur est conforme à l’exigence, si l’exigence est facultative, si le fournisseur a besoin de clarification pour comprendre et répondre à l’exigence, si l’exigence n’est pas applicable, ou si une déviation a été accordée ;
  • L’état de l’exigence : « ouverte » quand des actions sont encore en cours pour y répondre, « fermée » quand elle est atteinte ;
  • La personne (et non l’entreprise ou le service !) en charge de faire respecter cette exigence, et donc du suivi des actions associées ;
  • La date « objectif » de réalisation des actions et d’atteinte de l’exigence.

Cette matrice comporte parfois énormément de lignes (c’est-à-dire d’exigences). Dans ce cas, pour rendre cet outil pertinent et utilisable, les exigences doivent être classées. Tout d’abord, mettre en avant les exigences inhabituelles, mais également les exigences habituelles pour cette typologie de projet et absente pour ce cas précis, et commencer par les exigences critiques. Une exigence est considérée critique quand elle a un impact direct sur l’acceptation du résultat par le client.

Au cours du projet, cette matrice de traçabilité des exigences sera revue, enrichie, modifiée pour refléter l’avancement du projet et permettra au chef de projet de suivre son projet et de communiquer avec son client sur l’avancement.

Matrice de traçabilité des exigences