Comment rédiger un compte-rendu de réunion
Le compte-rendu de réunion, c’est une sacrée perte de temps. Je vous explique pourquoi, et comment on peut remédier à ce problème.
Les compte-rendu de réunion, dans les projets, il y a en a plein. Et bien croyez-moi, c’est une sacrée perte de temps. je vous explique pourquoi, et comment on peut remédier à ce problème.
Un projet est réalisé par des personnes.
Et comment fait-on pour travailler avec des personnes, ensemble ?
Oui !
On communique !
Et comment on fait pour communiquer ?
Là vous devriez me dire: on fait des réunions…
On se rassemble dans la même pièces, que cette pièce soit réelle ou virtuelle, et on parle, on communique, on écoute.
Et sur les projets, on en fait des réunions !
Des grosses, des petites, des longues, des courtes, des plénières, des hui-clos.
Bref, on fait des réunions, avec leurs compte-rendu. Je vous vous expliquer comment on fait un compte-rendu efficacement.
Donc, on trouve sur les projets:
•La Réunion de lancement ou kick-off
•Le Point d’avancement
•La Réunion d’équipe
•La Revue de projet
•Le COPIL
•Le Steering Committee)
•L’Atelier de travail
•Le Partage d’expérience
•La Réunion de clôture
•La Réunion de transfert
•La Réunion client
•Le Point chantier
et j’en passe et des meilleurs.
Vous ne remarquez rien ?
Non, vraiment ?
Allez, je vous montre…
Sur toutes ces réunions, il n’y en a qu’une durant laquelle on travaille: l’atelier de travail !
Car il y a des typologies de réunions.
Les autres réunions ne sont pas inutiles, mais elles servent d’autres objectifs.
Voici les 3 types de réunions.
La réunion de travail, la réunion de décision et la réunion d’information.
Essayer de mixer tout cela est vraiment compliqué, mais les comptes-rendus sont assez simples en réalité.
Prenons la réunion d’information par exemple.
Le contenu a été préparé à l’avance, on sait sur quoi on va communiquer, bien souvent un support de présentation a été communiqué. Bon bah, le compte-rendu, c’est facile: on envoie les slides et puis c’est tout ! C’est vrai ça, que voulez-vous dire de plus ?
Prenons maintenant la réunion de décision.
Alors vous allez me dire que pour prendre une décision, il faut une information. Certes. Information souvent transmise en avance, donc pas besoin de compte-rendu. Et même si l’information est présentée en séance, il y a préparation donc document, qui se suffit à lui même. Au pire, on va mettre « compte-rendu » au lieu de « information » sur le document. Wouah, on va changer le titre ! Incroyable !
Bref, revenons à la décision. La décision, c’est simple. Pas forcément de décider, mais à tracer une fois décidé. C’est quelques phrases, parfois un simple « OK » ou « Option C ». C’est hyper simple à reprendre dans un document qu’on pourrait appeler relevé de décision.
Voilà, le compte-rendu d’une réunion de décision, c’est aussi simple que cela.
Maintenant, le plus délicat: la réunion de travail.
Là, on a besoin d’un compte-rendu qui permette à la fois de retracer les questions posées, les réponses apportées, ainsi que les hypothèses ou pistes abandonnées et les raisons de ces abandons.
Alors tuons un mythe.
Vous n’avez pas besoin de reproduire l’intégralité des débats. Sauf si vous êtes au tribunal, auquel cas quelqu’un s’en charge pour vous, sauf si vous êtes en comité social d’entreprise (vous savez, le fameux « monsieur l’élu dit que … et madame la directrice rappelle que… »).
Oui, je sais, la photo est stéréotypée, mais le compte-rendu de réunion complet qui retrace tous les débats aussi.
Musclez votre pratique, je vous explique dans un instant comment faire.
Car je vois trop de professionnels perdre leur temps avec les compte-rendus.
Le gros écueil est de prendre des notes pendant la réunion, de taper le compte-rendu un peu après, puis d’envoyer pour validation.
Ca, c’est zéro pointé !
Et je peux vous dire que moi aussi je me suis retrouvé sur le quai de gare à taper sur mon clavier posé sur mes genoux.
Alors arrêtez de faire ça.
Voyons comment font les pro du compte-rendu !
Avant de voir comment faire un compte-rendu comme un pro, si ce contenu vous plait, pensez à activer la cloche ou à cliquer sur « s’abonner » pour être au courant des des nouvelles vidéos.
Rappelons à quoi sert un compte-rendu de réunion.
Il sert à garder trace du travail réalisé.
Pour qui ?
Pour un lecteur, qu’il soit participant ou non.
Et qui réalise le compte-rendu ?
Les participants de la réunion.
Nous y voilà. Et quel est l’objet de la réunion, si on prend une réunion de travail ?
De travailler. ET le compte-rendu doit retracer ce travail. travail qui doit être fait.
Vous voyez où je veux en venir ?
Le compte-rendu est LE livrable de la réunion.
Et comment on fait pour produire un livrable ?
On travaille tous dessus.
On projette donc le compte-rendu (ou on partage son écran en cas de réunion virtuelle), et l’objet de la réunion est donc de savoir ce qu’on écrit dans le compte-rendu.
C’est que du gain !
On évite les non-réponses
On évite les “ce n’est pas ce que j’ai compris”
On évite les “depuis j’ai eu la réponse, tu peux modifier le compte-rendu pour l’intégrer ?”
On gagne du temps – On gagne de l’argent
Et si vous êtes au paperboard ou au tableau blanc ?
Photo, email, et c’est envoyé !
La photo de votre travail fait alors office de compte-rendu.
En visio, ce pourra être une saisie d’écran.
Je vous assure que l’essayer, c’est l’adopter !
Mais à quoi ressemble donc un compte-rendu !
C’est, dans son expression la plus simple, un tableau, avec bien sûr les participants, les objectifs, le lieu et la date.
Puis, la liste des décisions et actions décidées. Dans la colonne commentaire, on peut ajouter tous les commentaires, notamment les justifications de la décision ou de l’action.
Voilà. On projette ce document à chaque réunion, on fait le point sur les sujets ouverts, on en ouvre d’autres au besoin, et on avance !
Et si vous avez des schémas ou des plans à ajouter, faites une « saisie-écran » ou une photo.
Nous avons donc vu dans cette vidéo les différents types de réunion, comment nous pouvons faire un compte-rendu de réunion, et surtout à quel moment.
Mettez en commentaire comment vous faites vos compte-rendus.
Pensez à vous abonner à cette chaîne YouTube pour suivre les actualités et les nouvelles vidéos.
A bientôt pour de nouvelles vidéos sur
la gestion de projet facile.fr – le blog qui vous aide à réussir tous vos projets