Accélérer un projet

Le projet dure trop longtemps, il faut l’accélérer.
L’accélérer, oui, mais pas n’importe comment !
Voilà comment faire pour réduire la durée d’un projet.

Avant de reprendre les méthodes de réduction de délais, je vous rappelle que la durée d’un projet est calculée sur la base d’un planning, souvent sous forme de diagramme de GANTT.
C’est le chemin le plus long, qui nous donne la durée du projet.
Vous trouverez plus de détails dans la vidéo dédiée au diagramme de GANTT et au planning de projet.
Et si cette durée du projet est trop longue, il faut alors la réduire.
Il existe 3 méthodes que je vous explique juste après.
Les raisons de réduction des délais de réalisation de projet peuvent être multiples:

  • on peut vouloir réaliser une opportunité
  • on peut vouloir traiter un risque
  • on peut vouloir résoudre un problème (le fameux risque avéré)

Cette réduction des délais, ou accélération, peut se faire à tout moment dans le projet.

Voici la première méthode de réduction de délais: agir sur le séquençage.
Cela implique de modifier le séquençage des tâches.
Cela peut être obtenu par de la concourance (c’est-à-dire commencer des activités en parallèle d’autres alors qu’elles devraient être menées l’une après l’autre).
Vous pouvez aussi redéfinir les enchaînement de tâches, c’est-à-dire les liens logiques entre les tâches.
Ainsi, vous allez pouvoir soit réduire la durée du chemin critique, soit carrément changer le chemin critique.
Bien sûr, il faut s’attaquer d’abord au chemin critique, sinon il n’y aura aucun effet sur le chemin critique.
Par exemple, dans le cas de rénovation d’un appartement, vous pouvez commencer la peinture alors que l’électricité n’est pas finie, à condition de commencer à peindre une pièce où l’électricité est finie.
Cela induit par ailleurs une prise de risque, risque qui doit alors apparaître dans la matrice de risques.

Une deuxième méthode consiste à revoir les durée des tâches et donc à trouver un moyen de réduire cette durée.
Cela peut se faire par l’ajout de ressources (on imagine bien que 2 électriciens vont plus vite qu’un seul pour refaire l’électricité d’une maison, à condition qu’ils ne se marchent pas sur les pieds).
Vous pouvez aussi augmenter le temps de travail, par le biais d’heures supplémentaires, de travail de nuit ou le week-end.
Vous pouvez aussi découper la tâche en 2 sous-tâches dont la première produit des données utilisables rapidement par d’autres tâches du projet qui peuvent alors commencer plus vite. On rejoint alors la logique de concourance évoquée plus tôt.
Vous pouvez aussi réduire le contenu d’une tâche, c’est-à-dire faire moins, par exemple passer 2 couches de peinture au lieu d’une seule.
Enfin, vous pouvez vous pencher sur les durées estimer et les affiner.
Tout cela induit évidemment une prise de risque, risque qui doit alors apparaître dans la matrice de risques.

Si vous appliquez certaines techniques ci-dessus, vous vous apercevez que cela peut avoir un impact sur votre organigramme des tâches. Par exemple, si vous décidez de stocker temporairement du matériel avant installation dans les locaux définitifs, cela suppose que vous ayez une activité liée à cet entreposage, voire dans certains cas que vous construisiez l’entrepôt temporaire (c’est un grand classique sur des projets de construction, mais pas uniquement).
Ainsi, des tâches peuvent apparaître.
A l’autre extrême, vous devez vous poser la question de l’utilité de chacune des tâches de votre organigramme des tâches, quitte à réduire le périmètre et la qualité de votre projet.
Voici quelques questions utiles pour valider l’utilité d’une tâche:

  • Cette tâche est-elle indispensable ?
  • Et si on ne faisait pas cette tâche ?
  • A quoi sert le résultat de cette tâche ?
  • Quels en sont les résultats et à quoi servent-ils ?
  • Les résultats de cette tâche sont-ils bien une donnée de sortie du projet ou une donnée d’entrée d’une autre tâche ?
  • Quelle est la valeur ajoutée créée par cette tâche ?
  • Peut-on atteindre la même valeur ajoutée différemment ? Peut-on réaliser cette tâche différemment ?
  • Peut-on faire cette tâche à un autre moment du projet ?

Tout cela induit évidemment une prise de risque, risque qui doit alors apparaître dans la matrice de risques.

Réduire les délais n’est pas anodin et a un impact sur votre projet. Cet impact peut être sur les coûts (un entreposage de stockage temporaire est un coût pour le projet), sur la qualité (quand le périmètre est modifié, même légèrement), et de toutes façons les modifications que vous apportez induisent de nouveaux risques et opportunités sur votre projet, à l’image d’un effet domino. Vous devez alors absolument refaire une analyse de risques et opportunités.

Nous avons donc vu les 3 techniques d’accélération de planning, à appliquer d’abord sur les tâches critiques évidemment.
Il s’agit d’une évolution du séquençage, d’une réduction des durées de tâches, et d’une modification de l’organigramme des tâches.
Les conséquences sont en général l’émergence de menaces et opportunités nouvelles, à maîtriser.
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