La gouvernance de projet
Laissez-moi vous faire gagner du temps: un consultant moyen venant vous auditer, dira: « C’est un problème de gouvernance » Et il aura probablement raison. Dans cette vidéo, nous allons regarder de plus près cette notion de gouvernance et comment la définir.
Dans cette vidéo, nous allons regarder de plus près cette notion de gouvernance et
comment la définir La gouvernance, terme ô combien utilisé dans les projets, n’est, ni plus ni moins, que l’art de gouverner, c’est-à-dire de décider.
C’est notamment décider où on va, ce qui, dans un projet, revient à définir le triptyque Qualité-Coûts-Délais, et aussi comment on y va, ainsi que la gestion des aléas et déviations.
Regardons de plus près les composantes de la gouvernance, et pour cela, appliquons l’outil CQQCOQP
CQQCOQP, pour Comment, Qui, Quoi, Combien, Où, Quand, Pourquoi
Voyons chacun de ces éléments, à commencer par le « comment »
Le « Comment« , c’est: par quels moyens. Et il y a plusieurs moyens pour prendre une décision: des réunions (dont la fameuse comitologie), des échanges à deux, et d’autres moyens de communication plus informels pour certains, comme un café, un déjeuner, ou se croiser « par hasard » dans le couloir, …
Avec qui échanger ? Voilà la suite du CQQCOQP.
Le Qui, donc: quelle est la meilleure personne pour décider Ce peut être le client, le management, le chef de projet, ou un des contributeurs
Une des difficultés va être de savoir, pour tous les acteurs, qui décide, car ce peut être une personne inconnue d’eux.
Je vous donnerai en fin de vidéo une astuce pour vous aider.
Voyons maintenant le Quoi Répondre au « quoi » revient à répondre à : quel est le sujet, la question, qui arrive à la personne.
C’est ce qui va déclencher le besoin de décision: un choix de levée d’option, un problème à gérer (et en fonction de la « taille » du problème, la bonne personne sera différente), …
Regardons maintenant le Combien.
Combien, c’est: quel est le coût de la prise de décision, et notamment du délai en cas de décision lente.
C’est donc le coût direct (coût de la réunion, de l’analyse liminaire à la prise de décision) mais aussi les coûts induits par l’absence de décision ou la lenteur de la prise de décision.
Le Où est alors important, car le Où, c’est le « lieu », qui peut être un lieu physique, comme une salle, l’arbre
sous lequel se tenait la pause cigarette lors de mes déplacements à l’usine en Inde, mais ce peut aussi être un lieu virtuel, comme une visio, ou le bon vieux téléphone ou l’email.
Le choix de medium dépendra notamment du « quand ».
Répondre au Quand, c’est répondre à la date de la décision.
Une bonne pratique est alors de définir une fréquence de rencontre afin de marquer des moments de prise de décisions, quelles qu’elles soient.
Enfin, le Pourquoi revient à se demander pourquoi cette question, cette décision, devrait aller vers telle ou telle personne, et notamment pourquoi elle devrait aller vers quelqu’un d’autre que celui qui l’a soulevée.
Avant de vous présenter la synthèse sur la gouvernance, je vous ai promis une astuce.
Elle consiste à briefer tous les acteurs de votre projet, absolument tous, en leur disant, en tant que chef de projet: « en cas de doute, si vous pensez qu’il peut y avoir un impact sur la qualité, sur les délais ou sur les coûts, demandez-moi ! »
Ensuite, à vous, chef de projet, d’avoir le discernement pour décider à qui renvoyer la décision.
Voyons maintenant notre synthèse.
La gouvernance, c’est donc:
Poser la bonne question, à la bonne personne, au bon moment, sous la bonne forme, et transmettre la réponse !!!
Voilà, y’a plus qu’à la mettre en oeuvre.