La WBS – outil du chef de projet

Découvrez cet outil indispensable à tout chef de projet: le WBS, ou work breakdown structure en anglais, appelé organigramme des tâches ou structure de découpage du projet en français. Découvre dans cette vidéo comment le créer, les outils utiles ainsi qu’une erreur à éviter.

 

Si je vous dis O.T., ça vous parle ? Et organigramme des tâches ? Non ? Et WBS alors ? Le nom anglais est souvent plus connu que le nom français.

Il faut le connaitre, c’est un des 8 outils indispensables du chef de projet.

WBS donc.

Pour Work Breakdown Structure, en français organigramme des tâches, ou encore structure de découpage du projet.

Il s’agit d’une décomposition en éléments mieux maîtrisables du projet. C’est vrai que de dire « j’achète un billet de train entre paris et lyon » est plus concret que « je déménage », pour prendre l’exemple d’un projet de déménagement.

Voyons maintenant comment découper le projet.

Il y a plusieurs méthodes pour découper un projet. Vous pouvez le découper par produits et sous-produits, par fonctions, par zones géographiques, par contrats, par entités en charge de la tâche, par phase, par système, par code d’imputation.

Ce qu’il faut garder à l’esprit, c’est que vous allez mixer ces modes de décomposition dans le même WBS.

La question que vous vous posez maintenant est: où s’arrête-t-on ?

Et bien, ça dépend !

De même qu’en cuisine tous les ingrédients ne sont pas coupés à la même finesse, dans votre organigramme des tâches toutes les branches ne seront pas détaillées de la même façon.

Une règle assez simple est de se dire que dès que vous avez une tâche qui est assignable à une personne ou une entité, vous avez déjà un bon niveau de détail.

Et gardez bien à l’esprit que le WBS sera détaillé au fur-et-à-mesure que le projet avancera, et c’est tout à fait normal: personne ne peut savoir ce qui se passera au cours du projet, et vous n’avez pas réponse à toutes les questions.

En parlant de question, passons à la question que tout le monde se pose:

A quoi ressemble un « bon » WBS ?

Commençons par le terme « bon ».

Le WBS, ou organigramme des tâches, sera « bon » s’il vous convient.

Quelques règles néanmoins: tout le projet est inclus dans le WBS, ni plus, ni moins.

Quand une tâche reste inconnue, comme par exemple lors d’un projet de vacances alors qu’on ne sait pas encore si l’on part en train, avion, vélo, voiture, ou autre, une tâche du type « se déplacer » suffit, et elle sera détaillée plus tard.

Un « bon » WBS est donc un WBS utile, qu’on détaillera au fil de l’eau, et qui contient 100% du projet – ni plus, ni moins.

Voyons maintenant quelques outils pratiques pour créer un WBS.

Les outils utilisables sont légions.

A commencer par PowerPoint, Canva ou Excel, mais tout outil permettant de créer un organigramme, comme les outils de MindMapping (ou carte mentale ou carte heuristique). Citons par exemple MindManager ou FreeMind.

Le bon vieux Post-it est également bien pratique.

Vous noterez que je ne cite ici aucun outil de planning !

Un point qui a son importance. Sans être un spécialiste de la langue française, je vous invite à ne pas oublier l’accent circonflexe au dessus du A de « tâche », sinon, ça fait tache….

Voilà, nous venons de voir un des outils de base de tout gestionnaire de projet, qui permet de piloter le contenu du projet.