La comitologie

La comitologie, vous connaissez ? Cette fameuse « science du comité »… Personnellement, je n’aime pas ce mot que je trouve un peu barbare. Alors essayons de le « civiliser ».

Science des comités, donc.

Ce qui suppose des comités, donc des réunions.

Si les réunions sont indispensables, c’est bien parce qu’elles sont utiles. Mais ne tombons pas dans le travers de la fameuse réunionite aigüe.

Pour cela, voyons de quoi nous avons besoin: en effet, une réunion n’est pas une fin en soit, elle n’est qu’un moyen pour aboutir à un résultat attendu. Dans le cadre de réunions, de comités, le résultat attendu est un relevé de décisions et d’actions le plus souvent.

Afin de mieux comprendre, prenons l’analogie de la conduite automobile.
Lorsque vous conduisez, vous regardez, sur le tableau de bord, plusieurs éléments qui, s’ils répondent à un besoin de décision, n’ont pas les mêmes caractéristiques:

  • la vitesse, d’abord, pour pouvoir agir très rapidement: ralentir, accélérer ou ne rien faire
  • le niveau d’essence, ensuite, pour savoir quand faire le plein
  • le kilométrage, enfin, pour savoir quand faire l’entretien

La vitesse, c’est la décision à court terme.

L’essence, c’est la décision à moyen terme.

Le kilométrage, c’est la décision à long terme.

Dans les projets, c’est pareil, il faut pouvoir décider à court terme, à moyen terme, et à long terme. Et donc prévoir des comités, ou réunions, permettant de faire cela.

La boucle courte est à l’échelle de la journée ou de la semaine, en fonction de votre projet. Elle permet de prendre des décisions très opérationnelles, d’exécution.

La boucle moyen-terme est à l’échelle de la semaine ou du mois. Elle permet de prendre des décisions plus structurantes, comme la gestion des charges quand les ressources sont partagées avec les autres projets.

La boucle longue est à l’échelle du mois ou du trimestre. Elle permet de prendre des décisions stratégiques sur le projet et sur le portefeuille.

Bien sûr, tous vos comités devront être définis selon les caractéristiques classiques d’une réunion:
son objectif, son ordre du jour, ses participants, sa fréquence, sa durée, sa localisation, son gardien du temps, son secrétaire, son compte-rendu.

Vous savez maintenant ce qu’est la comitologie, une histoire de boucles ! Boucles courte, moyen-terme, longue, comme en voiture.