Groupes de processus et phases de projet (faites-vous cette erreur ?)

L’autre jour je cherchais un formateur en gestion de projet avec lequel je pouvais travailler.

L’un d’eux m’envoie cette proposition d’agenda pour une formation. Un truc m’a choqué.

Un truc m’a choqué.

Les phases du projet.

Je ne l’ai pas retenu, je ne travaillerai pas avec lui. Et pourtant, vous connaissez ces visuels, qui vous présentent les phases d’un projet comme étant:

• Initialisation
• Planification
• Réalisation
• Maîtrise
• Clôture

Vous ne trouvez pas bizarre qu’on maîtrise le projet après l’avoir réalisé ?? Si ? Et vous avez bien raison.

Cette représentation est fausse. On retrouve aussi ces phases sous forme de tableau, avec presque les mêmes termes, à savoir Démarrage, Planification, Exécution, Contrôle et suivi, Clôture.

Et bien tout ça c’est du vent, c’est du discours de gens qui n’ont probablement pas piloté de projet, ou en tout cas pas avec succès.

C’est de l’amateurisme.

En vous montrant ça, on vous trompe, et je vais vous expliquer pourquoi, et pourquoi c’est important de ne pas se tromper.

Je le sais, car j’ai piloté des projets avec succès, j’enseigne la gestion de projet dans les plus grandes écoles françaises, et je suis certifié Project Management Professional par le Project Management Institute depuis
plus de 10 ans.

J’ai contribué à un ouvrage du PMI ainsi qu’au livre de référence: le PMBOK Guide, ou project management body of knowledge. Vous trouverez mon nom en page 204 de la 7e édition.

Mais revenons sur l’étendue de cette erreur.

Par exemple avec un site internet spécialisé comme celui-ci. C’est tout faux. Pourtant, il cite le Project Management Institute. Et vous présente les phases de lancement, de planification, d’exécution, de suivi et contrôle, de clôture. Mais c’est faux.

Ou encore ce site, lui aussi spécialisé. On y retrouve les 5 mêmes phases d’initialisation, de planification, d’exécution, de contrôle et de clôture. Mais c’est une erreur.

Les vidéos YouTube aussi vous mentent, comme celle-ci. On retrouve toujours les 5 mêmes phases: initialisation, planification, exécution, contrôle, clôture.

Ce n’est pas parce qu’ils sont nombreux à avoir tort qu’ils ont raison, n’est-ce pas ?

Voyons encore ce tutoriel YouTube sur MSProject. Tutoriel qui vous fait construire un planning
avec toujours ces 5 mêmes phases: Initiation, Planification, Réalisation/Exécution, Livraison, Clôture. Vous remarquerez parfois quelques fantaisies sur les intitulés de phases. Mais c’est toujours erroné.

Tournons-nous vers des vidéos a priori sérieuses, celles de formations en ligne, payantes.

Là encore, c’est faux. On retrouve les 5 mêmes phases, encore et toujours.

Et dire que des gens achètent ça… En plus, certaines formations, comme celle-ci, ont été achetées par plusieurs milliers de personnes.

Sur cette formation payante également on retrouve la même erreur. Là, je vous les ai mises en surbrillance. Les 5 fameuses fausses phases. Encore une formation suivie par plusieurs milliers de personnes.

Là encore, une formation en ligne, payante. Toujours des erreurs. Les phases de démarrage, planification, exécution, contrôle et suivi, cloture. D’ici à dire que quand vous achetez ça, on vous arnaque…

Allez, encore une petite formation pour la route. Là encore, quelques variantes dans les intitulées,
mais toujours les mêmes erreurs.

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Tournons-nous vers les éditeurs de solutions informatiques, ces soit-disants outils de gestion de projet.

Bim, là aussi, les 5 phases erronées. Serait-ce un éditeur pas sérieux ?
Voyons un de ses confrères. Autre éditeur de solutions de gestion de projet. Soit-disant.

Voilà encore les 5 phases: lancement, planification, exécution, suivi et contrôle, et enfin clôture.

Tout ce que nous avons vu, c’est en français. Il se pourrait que ce soit un problème de traduction. Tournons-nous vers nos amis anglo-saxons.

On retrouve un schéma que je vous ai déjà présenté, en anglais cette fois. Et bien c’est pareil, faux.

Voici maintenant un autre éditeur de logiciel de gestion de projet bien connu. Qui fait référence au Project Management Institute, pour faire sérieux probablement. Mais ça ne marche pas, revoilà les 5 éléments
qui ne sont pas des phases.

Allez, encore un petit pour la route. Encore le project management institute de cité. Et toujours des mêmes erreurs.

J’ai alors demandé, à ChatGPT quelles étaient les phases d’un projet. Vous voyez sa réponse.

Hop ! encore les 5 soit-disant phases.

Si on regarde dans des livres, là c’est un peu mieux, sans être transcendant. On a une phase de planification, qui suppose qu’on ne planifie plus après, ce qui est totalement faux. Mais on n’a déjà plus de phase de maîtrise, ce qui est bien, puisqu’il faut maîtriser tout au long du projet.

Bref, même certains livres de grands éditeurs bien connus ne sont pas dignes de confiance.

Regardons maintenant ce que dit le PMI, dans son PMBOKGuide, le livre de référence cité par certains sites que nous avons vu juste avant.

Je vous ai dit que j’ai collaboré à l’édition 7, et donc je le connais plutôt bien. Il est écrit, et c’est clair:
« les groupes de processus ne sont pas à confondre avec les phases du projet ».

On ne peut faire plus clair.

Mais que sont les groupes de processus ? Et bien justement, les groupes de processus, c’est:

• initialisation
• planification
• exécution
• maîtrise
• clôture

Ce ne sont donc pas des phases, mais des groupes de processus. La version anglaise est tout aussi claire
sur le fait que phases et groupes de processus sont bien différents et ne doivent pas être confondus.

Voici les groupes de processus en version anglaises.

On retrouve bien ce que certains appellent phases, alors que, encore une fois, le pmbok est clair.

La question que l’on peut se poser, c’est: et les versions précédentes du PMBOK, étaient-elles erronées ?

La version précédente, l’édition 6, de 2017, était déjà super claire.

Zoomons pour mieux voir Voilà.

Les groupes de processus de management du projet ne sont pas des phases du projet. Idem dans sa version anglaise. La version 6 a en plus l’avantage de présenter un schéma très explicite, avec les phases en haut et les groupes de processus juste en dessous. Et ce schéma montre bien que les 5 groupes de processus sont utilisées dans les 4 phases.

Les groupes de processus regroupent des processus, comme leur nom l’indique. Et ces processus, décrits avec leurs entrées, sorties, et outils et méthodes, permettent de piloter les projets. Et c’est toujours pareil dans la version originale, en anglais.

Revenons donc aux phases qui sont au nombre de 4:

• initialisation du projet
• organisation et préparation
• exécution du travail
• terminer le projet

On retrouve bien dans les groupes de processus ce que nous avons vu comme présenté par certains comme les phases:

• initialisation
• planification
• exécution
• maîtrise
• clôture

Ceci étant, il peut y avoir confusion. Notamment, une phase s’appelle « initialisation », tout comme un groupe de processus. De même pour le terme « exécution », qui désigne à la fois une phase et un groupe de processus. Cela pourrait expliquer la confusion. Sauf en anglais, où là il y a vraiment une
vraie différence.

La phase « initialisation » s’appelle « starting », c’est-à-dire « démarrer », tandis que le groupe de processus « initialisation » s’appelle « initiating ». Quant à la phase « exécution », elle s’appelle en anglais « carrying out the work », c’est-à-dire « faire le job », laissant « executing » pour le groupe de processus d’exécution.

Alors certes, la traduction française peut porter à confusion, mais il n’y a pas de débat possible dans la version originale, en anglais.

Dans la version 5, c’était déjà assez clair au moyen de visuels. On voit que les groupes de processus s’appliquent tout au long de la vie du projet, indépendamment de la phase du projet, avec certes une certaine
intensité en fonction de l’état d’avancement du projet.

Je suis même allé chercher pour vous la première édition du PMBoK guide, celle de 1996. Déjà là, pas de doute possible.

La question qu’on se pose est alors: pourquoi ? C’est vrai ça, si le PMBoK est si clair depuis longtemps, pourquoi y a-t-il tant d’erreurs sur le sujet ?

Bah voilà.

Chef de projet, c’est un métier.

C’est un vrai métier, qui ne s’improvise pas. Si on improvise, on finit par raconter n’importe quoi.

On peut aussi se demander si c’est grave, cette confusion. Oui c’est grave.

C’est même très grave, car j’entends ensuite des âneries, comme de planifier au début, et seulement après avoir tout planifié, de travailler, c’est-à-dire de ne travailler qu’une fois la planification terminée. Ou encore, d’attendre la fin du projet pour clore le projet.

Alors que les professionnels, les vrais, savent bien que……les groupes de processus ne sont PAS séquentiels: on planifie du début à la fin du projet, on réalise durant tout le projet, on prépare la clôture dès le début du projet, on contrôle et maîtrise durant tout le projet.

En bonus, vous savez maintenant comment débusquer les amateurs en gestion de projet. Il suffit de demander quelles sont les phases d’un projet et d’écouter la réponse.

Attention cependant, une bonne réponse à la question ne garantie pas d’avoir affaire à un spécialiste, tout au plus à quelqu’un qui a lu le PMBoK du PMI.

Alors ne faites plus les mêmes erreurs que la majorité, et rejoignez le groupe des professionnels du projet, les vrais.

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