Le périmètre d’un PMO

En se plaçant dans le rôle du chef de projet qui s’adjoint un PMO pour l’aider dans ses tâches quotidiennes, nous pouvons regrouper les activités de PMO en trois catégories majeures de gestion de projet : les personnes (People), les process (Process) et les outils (Tools).

Je vous propose cette liste sous forme d’un tableau, ce qui vous permet de cocher simplement les activités que votre PMO réalise actuellement ou que vous voudriez qu’il réalise.

Notez bien qu’il n’est pas forcément utile que votre PMO réalise toutes ces activités. La liste se veut longue pour couvrir tous les aspects possibles, et il convient de l’adapter à votre entreprise en particulier.

Pour en faciliter la lecture et l’usage, ce tableau a été décomposé en différentes catégories :

  • Développer les compétences et gérer les personnes : il s’agit de tout le volet humain du PMO : formation, gestion de carrière, affectation sur les projets,… ;
  • Suivre et maîtriser la performance : cette catégorie regroupe les activités en lien avec la performance des projets / portefeuilles / programmes, avec notamment les thématiques liées à la gouvernance, aux indicateurs et aux audits de projets ;
  • Capitaliser et standardiser : capitaliser sur l’expérience, c’est-à-dire formaliser cette capitalisation, l’accompagner, et en déduire des modes de fonctionnement généralisables, les méthodes et processus ;
  • Outils : le volet « outils » des pilotes de projets, que ce soit au travers d’un système informatisé de pilotage du projet ou de divers documents, formats et templates ;
  • Risques et opportunités : évidemment, un point complet sur les risques sans oublier les opportunités des projets. C’est par les opportunités que les projets se réussissent ;
  • Pilotage du processus : cette catégorie correspond au pilotage du portefeuille de projet ;
  • Autres

(Tableau à télécharger en format Excel ici)

Développer les compétences et gérer les personnes

 

Recruter et sélectionner des membres de la communauté projet

 

Développer les compétences des personnes, y compris via des formations et certifications

 

Evaluer et promouvoir les membres de la communauté projet

 

Allouer et gérer les ressources, placées sous son autorité, partagées entre tous les projets

 

Mentorer les membres de la communauté projet

 

Faciliter le networking et les connections entre les acteurs du projet (chefs de projet et PMO)

 

Suivre et maîtriser la performance

 

Développer et mettre à jour un tableau de bord

 

Coordonner la communication entre les projets

 

Mettre en place et piloter au quotidien la gouvernance (réunions, comptes-rendus, préparations, indicateurs, …) 

 

Fournir des recommandations au management

 

Remonter l’état des projets au management

 

Surveiller et maîtriser les performances projet

 

Surveiller la conformité aux standards, procédures et formats par le biais d’audits de projet

 

Capitaliser et standardiser

 

Piloter la capitalisation des connaissances

 

Développer et mettre en place une méthodologie standard

 

Fournir des recommandations au chef de projet

 

Identifier et développer des méthodes, bonnes pratiques et standards de gestion de projet

 

Mettre en place et gérer la base des retours d’expériences et leçons apprises

 

Réaliser des post-mortem ou retours d’expérience

 

Gérer l’archivage de la documentation projet

 

Outils

 

Mettre en place et exploiter un système d’information du projet

 

Développer et administrer les règles, procédures, formats, outils et tout autre documentation partagée par les projets

 

Risques et Opportunités

 

Mettre en place et gérer le registre des risques et opportunités

 

Pilotage du processus

 

Participer à la mise en place du planning stratégique

 

Identifier, sélectionner et prioriser les nouveaux projets

 

Piloter les bénéfices attendus

 

Assurer la coordination entre plusieurs projets

 

Gérer un ou plusieurs programmes ou portefeuilles

 

Suivre et maîtriser la performance du PMO

 

Autres

 

Promouvoir la gestion de projet dans l’organisation

 

Réaliser des tâches spécifiques pour le compte du chef de projet (ex : tenue des plannings, des budgets,…)

 

Structuration du projet (organigramme des tâches, séquençage des activités, …)

 

Gestion des urgences et des crises

 

Supporter « politiquement » et influencer, voire exercer des activités de lobbying, notamment pour obtenir des arbitrages