Le périmètre d’un PMO
En se plaçant dans le rôle du chef de projet qui s’adjoint un PMO pour l’aider dans ses tâches quotidiennes, nous pouvons regrouper les activités de PMO en trois catégories majeures de gestion de projet : les personnes (People), les process (Process) et les outils (Tools).
Je vous propose cette liste sous forme d’un tableau, ce qui vous permet de cocher simplement les activités que votre PMO réalise actuellement ou que vous voudriez qu’il réalise.
Notez bien qu’il n’est pas forcément utile que votre PMO réalise toutes ces activités. La liste se veut longue pour couvrir tous les aspects possibles, et il convient de l’adapter à votre entreprise en particulier.
Pour en faciliter la lecture et l’usage, ce tableau a été décomposé en différentes catégories :
- Développer les compétences et gérer les personnes : il s’agit de tout le volet humain du PMO : formation, gestion de carrière, affectation sur les projets,… ;
- Suivre et maîtriser la performance : cette catégorie regroupe les activités en lien avec la performance des projets / portefeuilles / programmes, avec notamment les thématiques liées à la gouvernance, aux indicateurs et aux audits de projets ;
- Capitaliser et standardiser : capitaliser sur l’expérience, c’est-à-dire formaliser cette capitalisation, l’accompagner, et en déduire des modes de fonctionnement généralisables, les méthodes et processus ;
- Outils : le volet « outils » des pilotes de projets, que ce soit au travers d’un système informatisé de pilotage du projet ou de divers documents, formats et templates ;
- Risques et opportunités : évidemment, un point complet sur les risques sans oublier les opportunités des projets. C’est par les opportunités que les projets se réussissent ;
- Pilotage du processus : cette catégorie correspond au pilotage du portefeuille de projet ;
- Autres
(Tableau à télécharger en format Excel ici)
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Développer les compétences et gérer les personnes |
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Recruter et sélectionner des membres de la communauté projet |
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Développer les compétences des personnes, y compris via des formations et certifications |
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Evaluer et promouvoir les membres de la communauté projet |
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Allouer et gérer les ressources, placées sous son autorité, partagées entre tous les projets |
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Mentorer les membres de la communauté projet |
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Faciliter le networking et les connections entre les acteurs du projet (chefs de projet et PMO) |
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Suivre et maîtriser la performance |
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Développer et mettre à jour un tableau de bord |
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Coordonner la communication entre les projets |
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Mettre en place et piloter au quotidien la gouvernance (réunions, comptes-rendus, préparations, indicateurs, …) |
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Fournir des recommandations au management |
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Remonter l’état des projets au management |
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Surveiller et maîtriser les performances projet |
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Surveiller la conformité aux standards, procédures et formats par le biais d’audits de projet |
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Capitaliser et standardiser |
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Piloter la capitalisation des connaissances |
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Développer et mettre en place une méthodologie standard |
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Fournir des recommandations au chef de projet |
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Identifier et développer des méthodes, bonnes pratiques et standards de gestion de projet |
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Mettre en place et gérer la base des retours d’expériences et leçons apprises |
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Réaliser des post-mortem ou retours d’expérience |
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Gérer l’archivage de la documentation projet |
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Outils |
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Mettre en place et exploiter un système d’information du projet |
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Développer et administrer les règles, procédures, formats, outils et tout autre documentation partagée par les projets |
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Risques et Opportunités |
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Mettre en place et gérer le registre des risques et opportunités |
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Pilotage du processus |
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Participer à la mise en place du planning stratégique |
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Identifier, sélectionner et prioriser les nouveaux projets |
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Piloter les bénéfices attendus |
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Assurer la coordination entre plusieurs projets |
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Gérer un ou plusieurs programmes ou portefeuilles |
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Suivre et maîtriser la performance du PMO |
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Autres |
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Promouvoir la gestion de projet dans l’organisation |
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Réaliser des tâches spécifiques pour le compte du chef de projet (ex : tenue des plannings, des budgets,…) |
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Structuration du projet (organigramme des tâches, séquençage des activités, …) |
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Gestion des urgences et des crises |
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Supporter « politiquement » et influencer, voire exercer des activités de lobbying, notamment pour obtenir des arbitrages |
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