Vis ma vie… de chef de projet

Vous vous êtes sûrement déjà demandé à quoi servaient les chefs de projet, ce qu’ils faisaient toute la journée. Voici un vis-ma-vie de chef de projet. A la fin je vous donnerai quelques « tips » de chefs de projet !

Alors, prêts à passer une journée dans la vie d’un chef de projet ? C’est parti…

Commençons d’abord par vous prévenir: chaque projet est différent, aussi il n’y a pas de journée type, mais plutôt des tendances, c’est ce que nous allons voir, car comme vous vous en doutez, dans la liste des outils du chef de projet se trouvent…

L’e-mail ! Et oui ! Comme une grosse partie du job, c’est de communiquer (80 à 90%du job nous dit la littérature), répondre et envoyer des messages électroniques est un classique dans la journée du chef de projet.
L’e-mail, c’est l’écrit. Il y a évidemment aussi la parole…

Avec le téléphone !
Un bon chef de projet préférera appeler plutôt qu’un email, et doublera souvent son appel d’un email pour garder une trace.
L’appel peut également ajouter l’image, comme avec la ….visio
On ajouter l’image, donc du non-verbal, ce qui vient encore enrichir le message véhiculer.
Pour aller encore plus loin, le chef de projet va être en réunions !

Donc voilà, entre appels, emails, visios, le chef de projet va faire des réunions. En présentiel et en visio bien sûr.
Durant certaines de ces réunions le chef de projet sera un facilitateur, un animateur, pour produire, avec les autres, des idées, des livrables, des décisions, en fonction de l’objet de la réunion.
Alors que dans d’autres réunions…

Le chef de projet présente. Ce sont souvent des réunions de reporting, que ce soit fait devant la direction, le client, l’équipe, ou tout autre partie prenante.
Heureusement, le chef de projet peut aussi prendre le temps de souffler, avec un café.
Mais pas tout seul le café. C’est l’occasion de passer un moment privilégié avec une personne en particulier: collaborateur, contributeur, chef, ou autre.
Saviez-vous que certaines entreprises mettent à disposition des Paper Board et marqueurs près des machines à café ? Cela permet de noter des idées et d’échanger dans ce lieu peut-être plus informel, mais aussi propice à des idées moins convenues ou en tout cas dans un cadre moins formel que celui de la réunion.
Je dis café, mais ce peut être un thé, ou même un verre d’eau !

Il s’agit aussi de gérer le budget du projet, et donc de garder un oeil sur les sous et les heures passées

Les outils pour tout cela sont évidemment Word, Excel et Powerpoint. Les allliés du chef de projet !
En plus d’outils plus spécifiques à l’entreprise, comme l’ERP par exemple.

Tout cela peut-être évidemment chamboulé par des urgences à traiter.
J’ai un jour, par exemple, eu une explosion sur l’un de mes projets: là tout le monde se mobilise très rapidement !

Ces journées sont rythmées par des habitudes, certains diront rituels, comme par exemples:
– des revues quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles
– des approbation de time-sheet, c’est-à-dire les imputations de temps des collaborateurs, internes comme externes
– les demandes et approbations de commandes aux fournisseurs
– les lancements de factures aux clients
et autres éléments récurrents définis sur vos projets.

Voyons maintenant quelques trucs et astuces, quelques tips des meilleurs chefs de projet

Tout d’abord: suivez vos emails. Ce n’est pas parce que vous avez envoyé un email, que vous avez passé la patate chaude. Non. C’est toujours de votre responsabilité de faire en sorte de recevoir une réponse.
Ensuite, rendez vos réunions productives (ok, je sais, c’est tarte-à-la crème comme expression), et rendez-les aussi fun ! Comment ? En présentant des photos de votre projet par exemple. Croyez-moi, ça marche très bien.
Ensuite, intéressez-vous sincèrement aux gens. Passez des coups de fil et proposez des cafés de manière désintéressée: intéressez-vous aux gens d’abord. Cela crée du lien et participe à un esprit collaboratif, surtout en période de tension.
Bien sûr, terminez vos réunions avec une liste d’actions et de décisions.
Clarifiez ce qui est flou, ambigu
Et enfin, posez des questions, soyez curieux !!!!

Vous en savez maintenant plus sur le quotidien du chef de projet, ce métier qui nécessite d’excellentes capacités de communication.
Dites-moi en commentaire quel est votre quotidien de chef de projet !
A bientôt pour de nouvelles vidéos sur
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