Le plan de management de projet – outil

Le plan de management de projet, également appelé PMP, ou encore Project Execution Plan, est le document principal du projet. Vous allez le créer au début du projet, puis l’utiliser et le mettre à jour tout au long de la vie du projet.

Sur les « gros » projets, le plan de management de projet est composé de différents documents.

Plan de management de projet, ou project management plan, vous connaissez ? Non ? Pourtant c’est une pierre angulaire de tout projet !

Le plan de management de projet, c’est la continuité de la note de cadrage.
Une fois validée, ne touchez plus à la note de cadrage: créez un nouveau document à partir de cette note de cadrage, et ce document est le plan de management de projet.
Ce plan de management de projet est alors décomposé en 2 parties distinctes:

• une partie fixe
• une partie variable

La partie fixe est donc créée à partir de la note de cadrage et en reprend tous les éléments, avec en plus:

• la liste des participants avec leurs coordonnées
• la liste des réunions du projet, avec leurs fréquences, objectifs et participants
• le process de gestion documentaire
• les processus sur lesquels le projet s’appuie, par exemple le processus achat de l’entreprise.

Cette partie, comme son nom l’indique, est fixe, c’est-à-dire qu’elle ne change pas souvent même si cela est possible (notamment, lors d’évolutions au sein de l’équipe projet, la liste des participants sera mise à jour)

La partie variable, quant à elle, est amenée à évoluer régulièrement, puisqu’elle doit rendre compte de l’avancement et de l’anticipation de l’évolution du projet.
En ce sens, elle comprendra:

• les risques et opportunités
• l’état des finances du projet
• un descriptif des travaux réalisés et à réaliser dans les semaines à venir
• la liste des actions court-terme

Cette partie sera alors mise à jour régulièrement, toutes les semaines par exemple.

La mise à jour de la partie variable du plan de management de projet doit alors devenir une routine de pilotage de type « boucle sort-terme » / « moyen-terme » du projet.

Cette mise à jour est réalisée par le chef de projet, avant la réunion hebdomadaire de l’équipe, puis présentée à l’équipe.

La réunion n’est PAS le lieu de cette mise à jour, mais le moment de présenter l’état à tous pour que chacun ait le même niveau d’information, et puisse rebondir sur les états des autres pour gérer les interfaces. C’est bien la gestion des interfaces qui est intéressante ici.

Ce plan de management de projet vent alors LA référence pour tous sur l’état du projet.

Vous noterez que dans les cas de projets conséquents, le plan de management de projet peut être décomposé en documents, les parties fixes et variables devenant des documents à part entière. Mais la logique reste évidemment la même.

En synthèse, le plan de management de projet est donc un document qui:

• Décrit ce qu’il faut faire et comment
• Définit les règles du jeu: process, outils de pilotage
• S’enrichit au fur et à mesure
• Est la référence pour l’équipe
• Est simple, si le projet est simple
• Est un jeu de documents, si le projet est complexe