Les réunions

Sur un projet, les réunions peuvent être nombreuses et variées :

Si le nom de la réunion est important pour pouvoir la nommer facilement et qu’il n’y ait pas de doute sur la réunion évoquée, le plus important est de bien définir cette réunion. En effet, une même réunion aura des noms différents dans deux entreprises différentes, parfois entre deux entités du même groupe.

L’importance est de bien définir les éléments suivant des réunions importantes :

  • Objectif
  • Ordre du jour
  • Participants
  • Fréquence
  • Durée
  • Localisation
  • Gardien du temps
  • Secrétaire
  • Compte-rendu
  • Cycle (ou processus)

 Le cycle, ou processus, correspond au rituel dans lequel la réunion s’inscrit : qui émet quoi avant la réunion, qui consolide pour préparer la réunion, qui présente, qu’est-ce qui est mis à jour,…

Par exemple, le cycle d’une réunion hebdomadaire de gestion de charge de contributeurs à plusieurs projets peut être :

  1. Avant la réunion, les chefs de projets remplissent le fichier Excel « Demande de ressources » et le transmettent au responsable de service ;
  2. Avant la réunion, le responsable de service consolide les demandes, les intègre dans le planning MSProject de ses équipes et applique un lissage de charge ;
  3. Durant la réunion, les résultats sont partagés avec les chefs de projet pour des arbitrages ;
  4. Le planning de charge de la semaine est affiché dans l’open space.

Voici ci-après un exemple :