La matrice de communication et la confiance

C’est sûr, vous allez communiquer avec votre client et son équipe. Et il va communiquer avec vous et votre équipe. Dès le début du projet, établissez très tôt les règles, notamment qui a le droit de communiquer avec qui, comment, et dans quelles conditions.

Vous voulez, en tant que chef de projet, que tout sujet ayant trait à une modification du périmètre, ou ayant un impact coût ou délai, passe par vous, mais ne voulez pas « faire boîte aux lettres » sur des sujets très opérationnels entre spécialistes.

La matrice de communication

Vous pouvez utiliser pour ce faire une matrice de communication précisant tout cela.

Matrice de communication

Cette matrice doit évidemment évoluer au cours du projet. Au démarrage de la relation avec votre client, vous serez le contact unique, même si le projet a déjà démarré, afin de comprendre votre client et votre équipe, et savoir comment chacun travaille et peut interagir avec les autres. Ensuite, vous pourrez autoriser les discussions directes entre les experts du client et les experts du fournisseur, sous réserve de respecter quelques conditions :

  • Toute communication verbale doit faire l’objet d’un écrit ;
  • Toute communication écrite sera transmise au chef de projet en copie ;
  • Tout élément relatif au prix, à une modification du périmètre ou au délai sera renvoyé vers le chef de projet.

La confiance

La confiance en votre équipe est très importante dans la communication avec votre client. Au début du projet, n’ayant pas confiance en votre équipe. Ce conseil est opposé à beaucoup de littérature sur la gestion de projet, mais c’est bien cela qui fait la différence entre un chef de projet et un Chef de projet 5 étoiles.

Revenons aux basiques : vous êtes le chef, vous êtes responsable du projet. Vous devez avoir confiance, mais en cas de problème vous serez en première ligne.

Commencez donc par découvrir votre équipe, savoir comment chacun travaille (est-il fiable dans ses délais, est-il rigoureux, sait-il présenter son travail, peut-il rencontrer le client,….), puis laissez leur de l’autonomie, ayez confiance. Mais cette autonomie, cette confiance, a des limites. Pour certains de vos collaborateurs, vous aurez besoin de les accompagner dans leur quotidien et vous ne les laisserez jamais seuls avec le client. D’autres, plus autonomes dans leurs relations avec les autres, vous libérerons du temps.

C’est alors que vous ferez évoluer la matrice de communication qui doit refléter la maîtrise que vous gardez sur la communication du projet tout en donnant des libertés à chacun selon ses aptitudes.