La machine de guerre des projets

Lors de mes activités, à la fois en tant que chef de projet, responsable de project office ou consultant, j’ai maintes fois été confronté au sujet des revues de projet. J’entends pas là la rencontre entre le chef de projet et la direction de l’entreprise durant laquelle le chef de projet présente l’état d’avancement de son projet.

Cette revue de projet, parfois rencontrée sous d’autres appellations, est une véritable machine de guerre au service du projet… quand elle est bien menée.

Une machine de guerre pour le chef de projet…

Imposée par la direction à un rythme régulier, la revue de projet oblige le chef de projet à se poser, à prendre du recul sur son projet, à faire le tour de ses équipes pour avoir un état de santé fidèle du projet. Je sais bien que tous les chefs de projets font déjà tout cela, mais je sais aussi que pris dans le quotidien, la tête dans le guidon, le chef de projet a besoin de la régularité imposée par les revues de projet.

Ces revues de projet sont aussi l’occasion pour le chef de projet de demander des arbitrages et décisions qui ne sont pas de son ressort: la direction de l’entreprise est là et ne peut pas dérober.

Une machine de guerre pour l’entreprise…

Le reporting, parfois ressenti comme lourd par le chef de projet, permet à l’entreprise de s’assurer que le chef de projet a fait le tour de son projet et d’être rassurée sur le niveau de maîtrise du projet par l’équipe. La direction peut également aiguiller le chef de projet vers un autre de ses collègues qui a rencontré une situation similaire et ainsi faire le lien entre les projets en cours et passés – une façon de mener un retour d’expérience en direct.

La direction peut ensuite se concentrer sur l’essentiel pour elle: les finances de l’entreprise à travers les finances des projets. Le niveau de marge est-il celui attendu ? Les provisions pour risques sont-elles conformes ? A-t-on besoin de libérer de la marge sur un projet pour en compenser un autre ?

Là, la direction joue pleinement son rôle de pilote des finances de l’entreprise, par un pilotage fin au niveau projet. La revue de projet est en fait un moyen pour la direction de voir le tableau de bord du projet présenté par le chef de projet, pour alimenter le tableau de bord de pilotage de l’entreprise.

Quelques règles à respecter

Afin de tirer pleinement parti de cette machine ultime, quelques règles sont à respecter.

  1. La direction de l’entreprise doit piloter les revues de projet. Pas un manageur, ni un représentant local, ni le patron de l’entité légale, mais bien un représentant du PDG avec un pouvoir d’arbitrage entre les projets
  2. La régularité est primordiale: mensuelle, trimestrielle ou autre, en fonction de la durée des projets
  3. Elles sont obligatoires: les revues de projet ne sont pas optionnelles et font partie intégrante du projet. Même une visite du client n’est pas une excuse pour ne pas la tenir
  4. Le format de reporting doit être complet et standardisé entre les projets pour permettre à la direction de voir les éléments pertinents pour elle
  5. Les participants doivent être limités: un représentant de la direction (pour les décisions et arbitrages), un représentant financier (pour la compilation des informations dans le reporting de l’entreprise), le chef de projet, parfois le contrôleur financier du projet ou encore le n+1 du chef de projet
  6. Le chef de projet doit se sentir concerné: ne pas préparer sa revue de projet est une faute professionnelle

J’ai quelques exemples et illustrations en tête sur les écueils à éviter et les règles à respecter… Et vous ?